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Compte tenu des récentes modifications apportées aux politiques des États-Unis concernant l’application des lois sur l’immigration et le contrôle des frontières, il est essentiel de se préparer à un plus grand nombre de questions lors de votre entrée aux États-Unis. Les citoyens des pays participant au Programme d’exemption de visa (« Visa Waiver Program – VWP ») peuvent généralement entrer aux États-Unis sans visa tant que le séjour ne dépasse pas les quatre-vingt-dix jours, et pourvu que la personne ait été autorisée par le « Electronic System for Travel Authorization » (« ESTA ») (Visitez https://www.cbp.gov/travel/international-visitors/esta ou consultez un avocat d’immigration pour plus de détails). Par conséquent, si vous voyagez aux États-Unis en tant qu’employé d’une société étrangère (c’est-à-dire non-américaine) pour surveiller les opérations de la filiale américaine de cette société et que vous avez une autorisation VWP et ESTA, vous avez le droit d’entrer aux États-Unis sans visa.

Toutefois, lorsqu’un agent des douanes et de la protection des frontières (« Customs and Border Protection/CBP ») des États-Unis vous pose des questions sur votre objectif de voyage aux États-Unis, il est préférable de limiter votre réponse à :1) inspecter les activités de la filiale américaine et/ou 2) assister à des réunions. D’autres activités liées à l’emploi peuvent inciter l’agent de la CPB à conclure à tort que vous êtes un employé de la filiale des États-Unis et, en conséquence, que vous ayez besoin d’un visa d’emploi. Pour vous assurer que vous pouvez répondre correctement et sans confusion aux questions d’un agent de la CBP, nous vous présentons ci-dessous ce que vous ne devriez pas dire lors d’un interrogatoire par un agent de la CBP :

(1) que vous avez le pouvoir de superviser, embaucher ou licencier des employés de la filiale américaine
(2) que vous êtes un employé de la filiale américaine et / ou que celle-ci vous verse un salaire
(3) que la filiale américaine assume les frais de voyage, d’hébergement, etc.

Une manière de faciliter le processus d’entrée aux US est de présenter à l’agent de la CBP une lettre d’avocat confirmant le motif de votre visite aux États-Unis (cette lettre est à présenter uniquement si l’agent pose des questions à propos de vos activités commerciales aux États-Unis). En cas de voyages fréquents aux États-Unis pour les raisons mentionnées ci-dessus, il serait prudent d’avoir une telle lettre en votre possession.

Veuillez contacter notre cabinet si vous souhaitez que nous vous fournissions une lettre d’avocat pour votre prochaine visite aux États-Unis pour vérifier les activités de votre filiale américaine. Si vous avez d’autres questions concernant les visas et l’immigration, veuillez consulter votre avocat d’immigration ou nous permettre de vous référer à quelqu’un qui pourra vous aider.

Cet Article publie des informations seulement à titre informatif. Les informations contenues dans cet article sont destinées – mais non promis, garantis ou justifiées – à tenir compte des développements corrects, complets et courants concernant le sujet abordé. En outre, le contenu de l’article ne constitue pas des conseils juridiques et ne reflète pas nécessairement les opinions de tout le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC. Les informations de cet article ne sont pas non plus prévues pour être utilisées comme un substitut à des conseils juridiques spécifiques, ni devriez-vous les considérer comme tels. Vous ne devriez pas agir, ou vous abstenir d’agir, basé sur les informations contenues dans cet article sans chercher à obtenir des conseils juridiques spécifiques à votre situation particulière. Aucune relation avocat-client entre vous et l’un des avocats à Deborah A. Nilson & Associates, PLLC, y compris l’auteur de l’article, n’a été créée par la transmission des informations vers ou à partir de cet article.

Contrairement à l’Europe, le Canada, le Japon et la plupart des pays économiquement avancés, les Etats-Unis sont une exception en ce qui concerne les congés familiaux ou maladie. Les Etats-Unis sont uniques en leur genre car il n’y a aucune législation qui n’impose des congés payés pour les employés qui ont besoin de prendre soin de leur proches ou d’eux-mêmes. Malgré cette anomalie, il y a une tendance croissante parmi les gouvernements des états et des municipalités à travers les Etats-Unis de suivre leurs voisins internationaux.

La tendance actuelle entraine donc le développement de lois mandatant des congés non-payés pour les employées, notamment le « Family Medical Leave Act, » (FMLA) et l’expansion de cette loi implémentée par les gouvernements locaux. Récemment, ce sujet a fait la une des articles couvrant l’élection présidentielle aux Etats-Unis, puisque les deux candidats ont proposé leurs propres projets sur le sujet dans le cas où ils gagneraient l’élection en Novembre.

En tant qu’employeur, il est nécessaire de comprendre les lois nationales et locales concernant les congés et la manière dont elles s’appliquent à votre entreprise, et d’être attentif aux changements potentiels de la loi. Sans entrer dans les détails du FMLA ou ses équivalents locaux, ou peut-être le sujet le plus polémique, la politique, voici des questions générales que vous devriez vous poser :

1. Qu’est-ce que la loi « FMLA », et comment s’applique-t-elle à mon entreprise ?

Le FMLA est une loi nationale qui prévoit jusqu’à douze (12) semaines de congés non-payés, mais protégés pour les employés (cela veut dire que l’employé ne peux pas perdre son travail pendant cette période de congés), pendant une période de douze (12) mois pour (1) prendre soin de son enfant nouveau-né ou adopté ; (2) prendre soin d’un membre de sa famille ; ou (3) prendre soin de lui-même/elle-même s’il/elle souffre d’une pathologie sérieuse. La loi fournit un prérequis de base pour le congé familial et médical et permet aux états de promulguer les règles plus étendues. Le critère de protection de l’emploi du FMLA signifie que l’employeur ne peut pas renvoyer l’employé car il ou elle a pris un tel congé et ne peut prendre aucune autre action pouvant porter à préjudice l’employé, basée sur ce fait. Lorsque que l’employé revient au travail, il ou elle doit être remis€ au poste occupé ou à une position équivalente sauf dans le cas de certaines exceptions. Le FMLA s’applique aux employeurs privés qui emploient 50 personnes ou plus dans un périmètre de 75 miles.

2. Est-ce que le gouvernement de mon état développe ou a développé des règles concernant les congés non-payés sous la loi FMLA?

Cette question dépendra d’où vous et vos employés avez des affaires commerciales. Il est important de consulter une avocate qui comprend bien le droit social de l’état. Voici quelques états qui ont étendu leurs lois sur ces congés : la Californie, le Connecticut, le Rhode Island, le Maine, le New Jersey, et le Vermont. Ces états et les autres qui ont détaillé leurs règles sur les congés y sont parvenus en (1) augmentant la durée du temps permis pour le congé ; (2) étendant la catégorie des employés qui sont éligibles pour prendre de tels congés ; (3) établissant des règles additionnelles pour les entreprises avec plus de cinquante (50) employés ; ou (4) appliquant une combinaison des règles particulières décrites ci-haut. Par exemple, les lois sur les congés dans le Maine s’appliquent aux employeurs qui ont seulement 15 employés ou plus et donc permet à plus d’employés de bénéficier de ce type de congés comme par exemple, pour un don d’organe. Le Connecticut accorde jusqu‘à 16 semaines de congé familial ou médical sur une période de deux ans pour les employés d’une entreprise de 75 employés ou plus. Avec autant de variantes sur la façon dont les standards fédéraux sont développés, il est important de consulter un conseiller qui vous assurera que votre entreprise est conforme aux lois de votre état.

3. Quels gouvernements d’état ou municipaux ont promulgué des lois mandatant un congé payé ?

Actuellement, trois états ont implanté des lois sur le congé familial et médical payé. La Californie, Le New Jersey et le Rhode Island offrent tous des congés payés. En 2018, la loi sur les congés payés de New York entrera en fonction et se joindra à la vague grandissante de mise à jour des lois sur les congés familiaux. La Californie, le Connecticut, le Massachussetts, l’Oregon et le Vermont ont implanté une législation qui oblige les employeurs à fournir des congés payés à leurs employés. De plus, Seattle, Washington, la ville de New York, plusieurs villes au New Jersey et de nombreuses autres municipalités ont établis des lois encadrant les détails concernant les congés maladie payés. De façons similaire aux congés non-payés, chaque état ou ville possède ses propres règles lorsque vient le temps d’appliquer de telles lois. Il est donc primordial de consulter un avocat pour bien comprendre vos droits et obligations en tant qu’employeurs.

4. A quels changements devrais-je m’attendre dans l’avenir proche concernant les lois sur les congés aux États-Unis ?

Il est toujours important d’être au courant des lois qui touchent votre entreprise et vos employés. Récemment, les médias se concentrent évidemment sur l’élection présidentielle de 2016 et les projets de chaque candidat. Dans le domaine du congé familial et médicale, chaque candidat a un plan qui implique de congés payés pour certains employés et ceci serait financé par le gouvernement national.

Le projet de Hillary Clinton garantit aux employés jusqu’à douze semaines de congés payés pour prendre soin d’un nouvel enfant ou un proche malade, et garantit jusqu’à douze semaines de congés médicaux pour prendre soin d’eux-mêmes s’ils ont une maladie ou une blessure sérieuse.

La candidate du parti Démocrate propose aussi qu’un employé qui prend ce congé gagne au moins deux tiers de son salaire actuel, avec un plafond. Elle dit que son projet sera financé par la reformation des lois attrayants aux impôts.

Du côté Républicain, le projet de Donald Trump fournit six semaines de congé de maternité pour les employés qui travaillent pour des boites qui n’offrent pas de congés payés. Il propose que son projet soit implémenté en modifiant l’assurance chômage que les compagnies sont obligées d’avoir, et le ces réductions permettront de financer les congés maternité payés.

5. Quelle est la leçon finale ?

Quoi qu’il arrive à la fin des élections de 2016, il est probable que les Etats-Unis subiront des changements significatifs concernant les lois sur les congés familiaux et médicaux. La clé est d’être mis à jour : consultez un avocat afin de savoir quelles lois fédérales et locales s’appliquent à votre entreprise et comprenez les droits et obligations correspondants à vous et de vos employés.

Soyez attentifs aux nouvelles lois à l’horizon et soyez certains que votre entreprise est bien préparée.
Cet article contient un résumé simple sur les congés familiaux et médicaux selon la loi des Etats Unis. Vous devez consulter un avocat afin d’obtenir des conseils juridiques individuels et spécifiques quant à vos besoins et à ceux de votre entreprise.

Cet Article publie des informations seulement à titre informatif. Les informations contenues dans cet article sont destinées – mais non promis, garantis ou justifiées – à tenir compte des développements corrects, complets et courants concernant le sujet abordé. En outre, le contenu de l’article ne constitue pas des conseils juridiques et ne reflète pas nécessairement les opinions de tout le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC. Les informations de cet article ne sont pas non plus prévues pour être utilisées comme un substitut à des conseils juridiques spécifiques, ni devriez-vous les considérer comme tels. Vous ne devriez pas agir, ou vous abstenir d’agir, basé sur les informations contenues dans cet article sans chercher à obtenir des conseils juridiques spécifiques à votre situation particulière. Aucune relation avocat-client entre vous et l’un des avocats à Deborah A. Nilson & Associates, PLLC, y compris l’auteur de l’article, n’a été créée par la transmission des informations vers ou à partir de cet article.

La propriété intellectuelle compte parmi les grands atouts d’une entreprise. Ainsi, il est très important que les entrepreneurs comprennent quels sont les différents types de propriété intellectuelle et sachent les protéger de façon adéquate. Le concept « droits de propriété intellectuelle » fait référence aux actifs immatériels engendrés par des créations d’idées, comme, par exemple: des travaux musicaux, littéraires, artistiques, découvertes et inventions, mots, phrases, symboles ou dessins. Ci-dessous se trouve une brève explication sur les différents types de propriété intellectuelle reconnus par la loi aux Etats-Unis.

Marques de Produits et de Services

Une marque est un mot, phrase, symbole ou dessin qui sert à identifier et à distinguer la source des biens d’une partie face à celles d’autres entités. Une marque de services joue le même rôle dans le cadre de services offerts par une partie. Dans cet article, je vais utiliser le mot « marque » pour faire référence à ces deux types de marques. L’exemple de marque le plus commun est celui du nom et du logo d’une compagnie. Par exemple, « McDonald’s » est une marque appartenant à l’entreprise McDonald’s. Leur logo, les « arches d’or », accompagné d’un gros M jaune, est aussi une marque appartenant à cette même entreprise. Grace à ces marques, les clients potentiels peuvent différencier les restaurants et les produits offerts par McDonald’s d’autres compagnies.

L’utilisateur d’une marque acquiert des droits sur la marque en l’utilisant dans le commerce. Néanmoins, afin de bénéficier de protections plus fermes offertes par la loi fédérale contre l’utilisation des marques par un non-propriétaire, ou de pouvoir contester entant que propriétaire d’une marque, un propriétaire doit enregistrer sa marque auprès de l’Office Américain des Brevets et des Marques (« l’USPTO »). Alors que dans la plupart des pays Européens le système d’enregistrement est basé sur des classes générales de produits ou de services, aux Etats Unis, le propriétaire d’une marque ne peut obtenir d’enregistrement de sa marque qu’en rapport avec le produit ou service spécifique qu’il offre ou qu’il a réellement l’intention d’offrir dans le commerce.

Une fois qu’une marque est enregistrée, son propriétaire doit l’entretenir proprement afin de pouvoir conserver ses droits sur celle-ci. Ainsi, par exemple, lorsque le propriétaire d’une marque veut établir un contrat de licence pour sa marque, ce contrat doit contenir des dispositions spécifiques afin que le propriétaire garde tout le control sur l’usage de sa marque, ainsi que des dispositions protégeant la valeur de la marque et sa réputation. Si le propriétaire de la marque ne maintient pas ce niveau nécessaire de contrôle sur sa marque, il risque de perdre tous ses droits de propriété. De plus, le propriétaire d’une marque peut perdre ses droits en abandonnant sa marque, par l’arrêt total d’utilisation de la marque dans le marché, ou en manquant d’arrêter ceux qui utilisent la marque sans autorisation.

Les droits d’Auteur

Un droit d’auteur est le droit exclusif d’imprimer, publier, (se) produire, filmer, ou enregistrer des œuvres littéraires, artistiques ou musicales. Les types plus connus de travaux artistiques protégés par les droits d’auteur sont: les livres, les films, les chansons, et les programmes informatiques (y compris le codage informatique). L’auteur d’une œuvre écrite ou enregistrée acquiert automatiquement des droits exclusifs de propriété sur son travail dès que l’œuvre est écrite ou enregistrée, pour autant que l’œuvre entre dans la définition d’« original » selon la loi fédérale applicable. Néanmoins, afin de pouvoir prouver ses droits d’auteur et de bénéficier de protections plus fermes offertes par la loi fédérale, comme par exemple le droit de poursuivre en justice un individu ou une compagnie utilisant une œuvre sans en avoir les droits, le propriétaire d’un tel droit doit enregistrer son œuvre auprès de l’United States Copyright Office. Un autre outil important pour protéger son droit d’auteur est l’avis ou la notification de son droit d’auteur pour chaque œuvre littéraire ou artistique.

Les Brevets

Un brevet est un droit exclusif qui sert à interdire à toute autre personne la possibilité de faire, d’utiliser, d’offrir dans le marché, ou de vendre une invention protégée. Contrairement aux droits de propriété intellectuelle, droits d’auteurs, droits sur les marques tridimensionnelles et les secrets commerciaux (envisagés ci-dessous), les protections légales de brevets ne se créent pas automatiquement par l’usage ou la création d’une invention. Ces droits doivent être attribués par une autorité gouvernementale compétente. Aux Etats Unis, un inventeur doit obligatoirement faire une demande de brevet auprès de l’USPTO. De plus, contrairement aux marques et aux droits d’auteurs, que les propriétaires peuvent enregistrer à tout moment après l’usage ou la création du travail en question, un inventeur ne peut obtenir un brevet que pendant l’année suivant la divulgation privée ou publique de son invention. Les deux types des brevets les plus communs accordés par l’USPTO sont les brevets d’utilité et les brevets de conception (appelés « design patents »). Pour d’obtenir un brevet d’utilité, une invention doit présenter un procédé utile, nouveau et qui n’est pas évident (cela peut être une machine, un procédé de fabrication ou la composition de substances). Pour obtenir un brevet de conception, une invention doit présenter un dessin ou un modèle innovateur et original décoratif incorporé ou appliqué à un article manufacturé. Un brevet d’utilité est accordé pour une durée de 20 ans, tandis qu’un brevet conception est dure 14 ans. Ainsi, par exemple, la compagnie Apple détient des brevets de conception pour leur IPhone, qui inclut entre autres un brevet sur les coins arrondis et la sur le contour qui se trouve sur la surface des téléphones. Apple détient également un brevet d’utilité pour sa technique du zoom et dézoom des iPhones.

La Marque Tridimensionelle

L’habillage commercial est l’emballage distinctif d’un produit ou le modèle d’un bâtiment, qui permet d’identifier et de distinguer la source d’un produit (comme les marques). Par exemple, la chaine de restaurants Américaine TGI Friday’s décore ses restaurants avec des rayures rouges et utilise ces mêmes rayures rouges dans toutes ses publicités. Afin qu’un habillage commercial soit protégé, il doit être intrinsèquement distinctif, et les aspects le rendant distinctif ne peuvent pas être purement fonctionnels. Bien qu’il soit plus difficile d’enregistrer un habillage commercial que d’enregistrer une marque, un habillage commercial peut être enregistré auprès de l’USPTO, afin de bénéficier des protections plus fortes offertes par la loi fédérale.

Les secrets Commerciaux

Un secret commercial est une formule, un procédé, une machine, ou l’ensemble des ressources utilisés dans une entreprise et donnant au propriétaire un avantage sur les autres entreprises concurrentes qui ne connaissent pas ou n’utilisent pas ce secret. Par exemple, la recette utilisée pour faire du Coca Cola est un secret commercial qui n’a jamais été révélé. Les secrets commerciaux ne peuvent pas être enregistrés auprès d’un organisme gouvernemental. En effet, la seule façon de protéger les secrets commerciaux est de les garder de manière secrète en mettant en place des mécanismes de sécurité et de confidentialité parmi l’entreprise qui les possède, ainsi que vis-à-vis toutes personnes extérieures à qui le propriétaire confierait le secret commercial (par exemple, des avocats, ou des travailleurs indépendants). Lorsqu’une société a pris des mesures raisonnables pour préserver la confidentialité de son secret commercial, mais que ce secret commercial est divulgué et détourné, le propriétaire du secret commercial peut poursuivre le responsable du détournement en justice et ainsi obtenir des dommages et intérêts.

Cet article contient un résumé basique sur les différents types des protections disponibles selon la loin des Etats Unis. Vous devez consulter un avocat afin d’obtenir des conseils juridiques individuels et spécifiques quant à vos besoins et à ceux de votre entreprise.

Avis de Non-Responsabilité

Cet Article publie des informations seulement à titre informatif. Les informations contenues dans cet article sont destinés – mais non promis, garantis ou justifiés – à tenir compte des développements corrects, complets et courants concernant le sujet abordé. En outre, le contenu de l’article ne constitue pas des conseils juridiques et ne reflète pas nécessairement les opinions de tout le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC. Les informations de cet article ne sont pas non plus prévues pour être utilisé comme un substitut à des conseils juridiques spécifiques, ni devriez-vous les considérer comme tel. Vous ne devriez pas agir, ou vous abstenir d’agir, basé sur les informations contenues dans cet article sans chercher à obtenir des conseils juridiques spécifiques sur votre situation particulière. Aucune relation avocat-client entre vous et l’un des avocats à Deborah A. Nilson & Associates, PLLC, y compris l’auteur de l’article, n’est créée par la transmission des informations vers ou à partir de cet article.

En tant qu’employeur, la pléthore de lois sociales fédérales et par état qui régissent la relation de l’entreprise avec ses employés peut sembler imposantes et incompréhensibles. En effet, celles-ci évoluent à une vitesse grand V. Voici donc un bref résumé qui a pour but de vous familiariser avec ces quelques développements légaux majeurs.

1. Déductions du Salaire de l’Employé

La Loi : Le Fair Labor Standards Act (la « LSF ») s’applique aux compagnies qui emploient une ou plusieurs personnes qui produisent des biens ou services pour le commerce national Américain, c’est-à-dire le commerce inter-États. La LSF régit les salaires et les heures de travail pour les employés définis comme « nonexempt » (seulement les nonexempt employés ont droit à une rémunération pour leurs heures supplémentaires mais la plupart des employés visés par la LSF sont nonexempt). La LSF nécessite que vous, l’employeur, payiez les nonexempt employés au moins le salaire minimum fédéral ainsi que leurs heures supplémentaires, c’est-à-dire plus de 40 heures par semaine. Les employés qui sont exemptés de la loi n’ont pas droit aux heures supplémentaires ou le salaire minimum fédéral, mais les employeurs ne peuvent pas non plus leur réduire leur salaire à souhait.

Les déductions permises : La LSF permet pour certaines déductions admissibles telles que lorsqu’un salarié_ exempt_ est absent du travail pendant une ou plusieurs journées pour des raisons personnelles (autres que la maladie) si la déduction est faite en bonne foi, conformément à une police, politique ou pratique concernant les versements d’indemnités pour le salaire perdu en raison d’absence maladie.

Déductions inadmissibles : En revanche, les employeurs ne peuvent pas déduire du salaire d’un employé exempt en raison de « la qualité ou quantité » de son travail. Cela signifie que le salarié doit recevoir un salaire complet hebdomadaire lorsque qu’un travail est effectué au cours de la semaine (le nombre d’heures ou de jours travaillé est sans importance) ou lorsque qu’un employé est prêt, disponible et capable de travailler mais la compagnie n’est pas en mesure de lui trouver un travail.

New York Labor Law: L’article 193 du New York Labor Law (« Article 193 ») a été modifié afin d‘élargir les types de déductions salariales qui sont autorisées par l‘état de New York. L’article 193 permet maintenant expressément aux employeurs de faire des déductions de salaires pour récupérer des sommes surpayés ou bien des avances sur les revenues de l’employé dans certaines circonstances seulement, en attendant plus de directives réglementaires du Département de Travail de l’Etat de New York (New York State Department of Labor).

En Résumé : Les employeurs ne doivent pas faire de déductions qui ne sont pas permissibles, même sur les salaires des employés exempt car un employeur peux par la suite perdre ce statut par lesquels son employé serait exonéré de la LSF, surtout si cette déduction est une pratique courante de l’entreprise. Si vous envisagez de faire des déductions salariales, même permises par l’Article 193, nous vous avisons de consulter un avocat et d’inclure ces déductions dans le manuel des employés de la société.

2. Soins de Santé Obligation de Préavis

La Loi : la Loi Patient Protection Affordable Care Act (la « ACA ») exige que les employeurs de toutes tailles offrent à leurs employés un avis écrit (par courriel ou sur papier) de la disponibilité de couverture d’assurance (indépendant du fait que l’employeur ne fournisse une assurance à ses employés), par le biais du public heath insurance exchanges.

L’avis doit inclure :

• Une description de l’existence des services fournis par le gouvernement ;
• Si l’employé peut recevoir un crédit d’impôt ou d’une réduction de coûts, si l’assurance fournit par l’employeur ne remplit pas certaines conditions ;
• Des informations au sujet de la perte potentielle des cotisations reçues de l’employeur envers les paiements de couverture fournis par l’employeur dans le cas où l’employé achète une assurance au travers du public heath insurance exchanges ; et
• Les coordonnées des ressources du service client au sein du public heath insurance exchanges.

En Résumé : De nombreux employeurs négligent de distribuer ces avis parce que l’ACA ne semble pas imposer de sanctions claires. Cependant, l’absence de sanctions explicites ne se traduit pas forcément par une absence de conséquences et il est recommandé que tous les employeurs se conforment à cette exigence.

3. New York Paid Sick Leave Act

La Loi : La loi New York City Earned Sick Time Act (l’“ESTA”) qui est entrée en vigueur le 1er avril 2014, exige que les employeurs fournissent jusqu‘à 40 heures de congés maladie par an (rémunérés ou pas) aux employés travaillant à New York. Les employés pourront par la suite utiliser ces heures pour leurs soins et le traitement ou ceux d’un membre de la famille. De par la loi, les employeurs qui doivent fournir ces congés maladie, doivent aussi donner une notice a tout nouvel employé dés lorsque celui-ci commence à travailler. De plus, chaque compagnie aurait dû fournir la même notice concernant ces congés aux salariés existants avant le 1er mai, 2014.

Application de l’ESTA :

• ESTA comprend les employeurs avec (5) cinq salariés ou plus qui sont embauchés pour plus de quatre-vingts heures par an (les employeurs ayant moins de 5 employés doivent fournir des congés sans solde).
• À la date d’embauche, les employés couverts par cette loi ont le droit de commencer à accumuler des congés maladie à raison d’une heure pour toutes les 30 heures travaillées, avec un maximum de cinq jours (40 heures) de congés par an.
• Les employeurs ne sont obligés d’accepter que leurs employés prennent ces congés maladie qu’après 120 jours suivants la date d’embauche.
• Les employés ne peuvent pas perdre leurs congés maladie déjà accumulés car ceux-ci se reportent à l’année suivante. Cependant, une fois reportés, les congés accumulés ne s’ajoutent pas à des jours de congés supplémentaires. L’employé n’a tout simplement pas besoin de les accumuler une fois de plus et peut prendre son temps si nécessaire.
• Les employeurs qui donnent au moins cinq 5 jours de congés (congé maladie et/ou vacances) n’ont pas à se soucier des congés se reportant sur l’année d’après si l‘employé a utilisé ses congés dans l’année.
• « Membre de la famille » comprend les grands-parents, les petits-enfants et les frères et sœurs (ainsi que les conjoints et enfants), mais l’employé doit expliquer les raisons du besoin de congés maladie.
• ESTA impose un devoir de notice ainsi qu’une obligation de tenir des registres à jour sur les employeurs.

En Résumé : Les employeurs qui violent l’ESTA peuvent subir des dommages pécuniaires et sanctions. Il est primordial que les employeurs connaissent la loi, et qu’ils aient un système précis pour calculer les congés maladie accumulés dont leurs salariés sont informés.

4. New York City Human Rights Law

La Loi : La Loi New York City Human Rights Law (“NYCHRL”) protège les employés contre toute discrimination fondée sur les caractères (tels que l’ethnie) et représailles contre un employé qui aurait exercé une activité protégée (par exemple le dépôt d’une plainte de discrimination).

Récent développement juridique : dans le cas de Mihalik v. Crédit Agricole Cheuvreux North America, Inc., la Cour d’Appel a confirmé que certains comportements qui ne sont pas passibles de poursuites en vertu du droit fédéral ou étatique, peuvent en revanche entraîner une réclamation viable selon les normes plus clémentes de la loi NYCHRL. Il peut toujours être difficile pour les employés de prouver une allégation de discrimination mais Mihalik rend plus difficile pour les employeurs d’obtenir un jugement rejetant les déclarations au titre de la loi NYCHRL.

En Résumé: Les entreprises devraient avoir en place : (i) des politiques détaillées antidiscriminatoires (reconnues par tous les employés par écrit); (ii) des sessions annuelles de formation de tous les superviseurs et employés concernant le respect de ces politiques (de préférence enregistrées); et (iii) un système efficace de rapport écrits de comportements/actes inappropriés au travail, ce qui inclus les individus responsables de recevoir des réclamations.

5. Régulations concernant l’Utilisation des Réseaux Sociaux

Contexte : Si une entreprise possède plusieurs employés, un manuel des employés est un outil de référence nécessaire, non seulement pour les employés afin d’avoir sous la main les politiques au sein de leur boîte mais pour les employeurs car ces guides offrent une certaine protection.

Développement juridique récent : L’explosion des réseaux sociaux n’est guère nouvelle pour les employeurs ou les employés. En effet, plusieurs décisions récentes, y compris celle de la National Labor Relations Board, tentent de définir les limites juridiques entre les droits des employés de s’exprimer (certaines activités sont protégées par les lois fédérales du travail et certaines restrictions sont illégales) et le droit des employeurs de protéger leurs informations confidentielles, leurs images en ligne et leur présence et/ou réputation. Cependant, la jurisprudence dans ce domaine n’est pas encore claire donc ce ceci incite les entreprises à posséder des règlements intérieurs complets au travers de guide du personnel. De plus, dans certaines industries, nous avisons une formation approfondie des employés concernant le contenu et les informations que les employés peuvent partager en ligne. Ces politiques devraient inclure au moins: (i) l’utilisation personnelle des réseaux sociaux au travail (Facebook, Twitter, Instagram) ; (ii) l’utilisation personnelle des réseaux sociaux au sujet de l’employeur ; et (iii) l’utilisation par la personne en charge des comptes de réseaux sociaux de la société (y compris les mots de passe).

En Résumé: Les réseaux sociaux peuvent être un outil précieux professionnel de marketing et pour recruter et former des équipes compétentes, connecter les employés, encourager le renforcement de l‘équipe et augmenter la productivité. Cependant, il est dans l’intérêt des employeurs d’élaborer des paramètres clairs et précis qui sont conformes aux lois fédérales et étatiques.

Conclusion

Bien que cet article ne vise pas à offrir un exposé détaillé des lois et règlements, si votre entreprise a des employés ou envisage d’embaucher des employés, nous serons heureux de répondre à vos questions au sujet de ces évolutions pour aider votre entreprise à se conformer à ces lois, vous donner des exemples de notice, et/ou vous fournir des informations officielles et plus complètes sur ces lois et règlements.

Clause de non-responsabilité

Ceci n’est ni un conseil juridique ni le début de relations avocat-client

Les informations disponibles dans cet article sont seulement à titre informatif et ne visent pas ou ne constituent pas des conseils juridiques, un appel d’offres pour la formation d’une relation avocat-client, ou la création d’une relation avocat-client. Les informations fournies peuvent ne pas concerner vos circonstances ; par conséquent, vous devriez consulter un avocat avant d’utiliser toute information qui peut être trouvée dans cet article. En outre, les informations fournies dans l’article peuvent ne pas refléter les développements juridiques les plus récents.

Vous démarrez une entreprise ou celle-ci se porte bien et vous souhaitez vous agrandir; vous avez ainsi besoin d’embaucher plus de main d‘œuvre. Vous avez peut-être entendu parler de la différence entre un « independant contractor» (entrepreneur independant) et un employé? Le choix entre ces deux statuts parait plutôt évident, non? Les independant contractors sont plus flexibles, moins chers, et vous permettent d‘éviter les tracas des lois sur les salaires et les heures de travail. Si la personne avec qui vous comptez travailler n’a aucun problème avec contrat d’independant contractor, pourquoi le ou la classeriez-vous comme un(e) employé/e) ? La réponse est simple: la classification de cette personne doit être en accord avec la loi et il n’appartient pas à vous ni à ce ou cette travailleur(se) de choisir.

Selon la jurisprudence Américaine et la règlementation de l’IRS, le plus important afin de définir le statut de votre travailleur est 1) le niveau de contrôle que votre entreprise a sur cet individu – plus le niveau de contrôle de l’entreprise sur le travailleur est élevé plus il ou elle a des chances d‘être considéré(e) comme un(e) employé(e) et 2) une entreprise peut être auditée indépendamment de sa taille. Ainsi, s’il peut être tentant de contrôler les lois relatives à l’embauche des employés (en particulier pour les entreprises étrangères qui embauchent des personnes en free-lance aux Etats-Unis en quelques minutes grâce à l’internet), il faut comprendre que le risque d’un audit est réel et croissant.

Quelle est la différence entre un « independant contractor» et un salarié?

Pour déterminer le statut d’un travailleur, l’IRS utilise onze facteurs principaux, classés en trois groupes (voir la liste ci-dessous): contrôle comportemental, contrôle financier et le type de relation entre les parties (source: IRS Publication I5-A, édition 2010, page 6; disponible pour téléchargement http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15a.pdf).)[l] Chaque facteur est conçu pour évaluer le contrôle du travail et la façon dont il est exécuté. Aucun de ces facteurs n’est conclusif pour déterminer le statut d’employé ou d’un independant contractor mais en analysant l’ensemble de ces facteurs et les circonstances autour de chaque travailleur, il est plus facile d‘établir une classification plus précise.

Contrôle comportemental

1. Instructions que donne l‘entreprise au travailleur. L‘élément clé est de savoir si l’entreprise a conservé le droit de dicter et contrôler les détails des performances du travailleur.
2. L‘étendue de la formation que l’entreprise donne au travailleur.

Contrôle financier

3. L‘étendue des frais relatifs au travailleur que celui-ci prend en charge et que l’entreprise ne rembourse pas.
4. L’ampleur de l’investissement du travailleur : fournit-il son propre équipement, matériaux et outils nécessaires à la réalisation de son travail?
5. La disponibilité du travailleur sur le marché: continue-t-il d’offrir ses services à d’autres clients?
6. Mode de compensation: Fait-il partie de la masse salariale de l’employeur, reçoit-il un salaire fixe ou reçoit-il une commission?
7. Le travailleur peut-il réaliser un profit ou une perte?

Type de relation

8. L’existence d’un contrat décrivant la relation des parties; par exemple, vous pouvez préciser qu’une personne est un independant contractor dans un contrat de travail.
9. Si le travailleur reçoit des bénéfices de type salarial tel qu’une assurance, une allocation de retraite, et/ou congés payes.
10. La permanence/stabilité de la relation. Le travailleur peut-il être renvoyé à tout moment et choisir ou non de venir travailler sans crainte de perdre son emploi ?
11. L’importance des services rendus par le travailleur au sein de l’entreprise : est-il un acteur essentiel de l’activité de l’entreprise ?

Pourquoi I’IRS et le Department of Labor (Ministère du Travail Américain) ne prennent pas ce statut à la légère et quel risque est-ce que je cours en tant qu’entreprise pour une mauvaise classification de mon travailleur?

Lorsqu’un travailleur est un employé, l’entreprise doit payer une cotisation fédérale, des impôts de sécurité sociale et des primes travailleurs. Lorsqu’un travailleur est un independant contractor, l’entreprise ne doit pas faire ces paiements. Pour cette raison, l’IRS et le Ministère du Travail deviennent plus sensibles concernant les erreurs de classification et par conséquent auditent plus d’entreprises qu’auparavant, quelle que soit leurs tailles. II est important que les propriétaires d’entreprise comprennent que ces erreurs de classement peuvent couter cher. Si l’administration fiscale juge qu’un travailleur est censé être un employé et non un independant contractor, la punition entrainera probablement le paiement de frais divers et taxes y compris: FICA, une cotisation d’assurance fédérale, des prestations rétroactives, la sécurité sociale sans compter les honoraires d’avocat. Dans certains cas, il peut même exister des poursuites pénales pour des violations délibérées.

Qu’en est-il de ma propriété intellectuelle si le travailleur est un entrepreneur indépendant

Au niveau de la propriété intellectuelle, cette distinction est également importante. Si la personne est un employé, son travail, dans le cadre de son emploi, est considéré comme « work made for hire ». II s’agit d’une exception à la règle générale selon laquelle la personne qui crée une œuvre est légalement reconnue comme étant l’auteur de ce travail. Cependant, beaucoup d’entreprises qui embauchent leurs travailleurs en tant qu’independant contractor plutôt qu’employé, omettent donc de spécifier dans ces accords que le travail créé au nom de l’entreprise est un « work for hire ». Le fait d’omettre ceci veut dire que tout œuvre/travail créé par le travailleur comme des listes clients, les logos et marques, les documents relatifs au marketing etc. sont la propriété du travailleur et non de l’entreprise.

Le Dernier Mot

Connaissez le statut de votre travailleur. Un independant contractor est son propre patron, tandis que l’employé est beaucoup moins « indépendant » et travaille au sein des paramètres fixés par votre entreprise. Une classification erronée est un risque grave pour une entreprise de toute taille. Définir avec précision le statut de votre travailleur vous permettra d‘économiser du temps et de l’argent sur le long terme.

Les Congés Maladie (La Ville de New York)

À New York, l’Acte sur les arrêts maladie (the Earned Sick Time Act) est prévu d’entrer en vigueur le 1er avril 2014 ou peu de temps après selon les conditions économiques. Une fois en vigueur, cette loi s’appliquera pendant les 18 premiers mois aux employeurs du secteur privé employant 20 salariés* ou plus. Après cette période, la loi s’appliquera aux employeurs avec 15 salariés ou plus, ainsi qu‘à toute personne dont le travail est rémunéré, qu’il s’agisse d’un travail à plein temps, à temps partiel, ou provisoire. À savoir, les employeurs avec moins de 15 salariés doivent aussi offrir le même nombre de jours de congés maladie non rémunérés.

En vertu de cette loi, toute personne employée dans la ville de New York, et pour plus de 80 heures par an, a le droit à ces allocations de congés maladie. À partir de la date d’embauche, les salariés couverts par cette loi peuvent commencer à cumuler une heure de congés maladie pour toutes les 30 heures travaillées, dans la limite de cinq jours (40 heures) de congés maladie par an. Cependant, les employeurs ne sont pas obligés de permettre l’utilisation de ces congés maladie avant le 120ème jour après la date d’embauche. Les employeurs ont ensuite le choix entre, soit transférer les congés maladie cumulés par l’employé et non utilisés à l’année qui suit, soit payer le salarié pour ces congés maladie non utilisés à la fin de l’année. Quoi qu’il en soit, les employeurs peuvent limiter à cinq jours les congés maladie cumulés par an. Ainsi, un salarié peut reporter jusqu‘à cinq jours de congés maladie à l’année suivante, mais ne peut cumuler des nouveaux congés avant d’en utiliser un certain nombre.

La loi permet aux salariés de prendre des congés maladie dans des cas de « maladie mentale ou physique, blessures ou condition de santé ». Au sens large, la loi peut, théoriquement, inclure la demande d’un salarié dans le cadre d’un problème de santé morale. Les salariés peuvent aussi prendre des congés pour eux-mêmes ou pour un membre de leur famille, qui par exemple : (1) a besoin d’un diagnostic médical; (2) exige le soin ou le traitement d’une maladie mentale ou physique; (3) souffre d’une blessure ou est dans une condition médicale particulière à soigner; ou (4) a besoin de soins médicaux préventifs.

En outre, les employeurs qui ont déjà mis en place une politique de congés (y compris concernant les vacances, congés maladies, et/ou congés d’urgence personnels) qui prévoit des arrêts de travail dans une quantité et dans une mesure suffisante pour répondre aux exigences de la loi, (c’est-à-dire des arrêts de travail dans les mêmes conditions et pour les mêmes buts exigés par cette loi) ne sont pas obligés de donner à leurs employés des jours supplémentaires. Ceci est applicable lorsque le salarié utilise ses congés pour ses propres maladies ou pour celles des membres de sa famille.

D’autre part, tous les employeurs doivent fournir aux nouveaux embauchés, un avis concernant le droit de s’absenter avec une description sur la quantité et les conditions autour de ces congés maladie, et tout autre droit relatif aux congés non-payés. Cet avis doit aussi informer les employés : (i) que toute mesure de représailles à l’encontre d’un employé qui demande ou utilise des congés maladie est interdit; et (ii) que les employés ont le droit de déposer plainte auprès du Département des affaires du Consommateur (Department of Consumer Affairs). L’avis doit être par écrit, en Anglais ainsi que dans la langue maternelle de l’employé si celle-ci est le Chinois, le Coréen, le Russe, le Polonais, le Créole, ou l’Espagnol. Notez également que des versions linguistiques sont aussi disponibles auprès du Département du Travail (Department of Labor). De plus, même si la loi n’impose pas aux employeurs de notifier leurs salariés actuels de ce droit de congés maladie, ou d’afficher un avis d’information dans des zones accessibles aux salariés, il est jugé prudent de le faire.

La loi exige aussi que les employeurs conservent des rapports écrits pour une période de deux ans, traçant ainsi le nombre d’heures travaillés pour chaque salarié et la quantité de jours de congés maladie cumulés et pris par chacun. Si l’employeur ne maintient ou ne conserve pas ces rapports, il sera présumé qu’il a enfreint la loi.

Le recours disponible pour les salariés lorsque leur droit aux congés maladie n’est pas respecté est de déposer plainte auprès du département des Affaires du Consommateur (Department of Consumer Affairs). Initialement, les plaintes sont réglées par voie de médiation. Si la médiation échoue et les autorités concluent qu’une violation a eu lieu, le litige sera porté au tribunal administratif où il sera entendu par une audience. Toute violation constatée donnera lieu à des sanctions civiles qui ne peuvent cependant pas dépasser $500 pour la première violation; toute violation postérieure peut donner lieu à des sanctions civiles de jusqu‘à $1,000 par violation. De plus, les salariés peuvent aussi demander des dommages et intérêts allant de $250 jusqu‘à bien plus de $2,500, en fonction des circonstances.

• Au sens de cet article, le terme salarié fait référence à tous les salariés, peu importe la manière dont ils sont rémunérés.

La Loi Concernant les Mesures Raisonnables à prendre par un Employeur en cas de Grossesse ou de Maternité (La Ville de New York)

A partir du 30 janvier 2014, les employeurs de la ville de New York ayant quatre salariés* ou plus (y compris les entrepreneurs indépendants) doivent fournir des mesures d’adaptation adéquates pour répondre aux besoins d’une salariée en état de grossesse, d’accouchement, ou toute autre condition médicale similaire. Cependant, un employeur peut se défendre contre une réclamation de ce genre si la salariée ne répond pas aux exigences essentielles du travail. L’obligation de fournir des mesures d’adaptation propres aux besoins des employées surgit lorsqu’un employeur savait, ou aurait dû savoir que l’employée en question était enceinte, avait accouché, ou avait une autre condition médicale liée à la grossesse.

En outre, la loi requiert également que les employeurs mettent en œuvre des adaptations nécessaires (reasonnable accomodation), y compris, mais non limitées à, “des aménagements dans les toilettes, des autorisations pour s’absenter suite à l’accouchement, des pauses pour faciliter la consommation d’eau, des repos périodiques pour ceux qui travaillent des longues périodes debout, et de l’aide lorsqu’il s’agit d’un travail manuel à accomplir.”

Les travailleuses enceintes couvertes par cette loi et qui se voient refuser des mesures d’adaptation professionnelles raisonnables, peuvent poursuivre leurs employeurs en justice et peuvent se faire indemniser; dans ces cas, Il appartiendra à la seule discrétion du tribunal d‘évaluer et d’accorder les dommages et intérêts compensatoires non plafonnés, des dommages et intérêts punitifs, et le coût des honoraires raisonnables d’avocat.

D’autre part, la loi exige que les employeurs fournissent un avis de ce droit par écrit, sous une forme déterminée par la Commission de La ville sur les Droits de l’homme (voir www.nyc.gov/html/cchr/html/publications/pregnancy-infocard.shtml), sur le droit aux adaptations professionnelles et les mesures adéquates et raisonnables auxquelles les travailleuses enceintes et les travailleurs en congés de maternité ou parental ont le droit). Les employeurs doivent fournir un tel avis 1. à chaque nouvel employé au début de l’emploi, et 2. à tous les autres employés avant le 30 Mai 2014. Cet avis doit aussi être affiché dans un endroit visible et accessible à tous les employés.

• Au sens de cet article, le terme salarié fait référence à tous les salariés, peu importe la manière dont ils sont rémunérés.

Règles de Travail pour les Mannequins de Moins de 18 ans (L‘État de New York)

La législation de l‘état de New York protégeant les mannequins mineurs, y compris les mannequins engagés pour des défilés, des photographies, ou des promotions et les enfants artistes-interprètes, est en vigueur depuis le 22 novembre 2013.

Cette loi contient des exigences concernant de nombreux formulaires qui doivent être remplis pour enregistrer l’emploi de ces mannequins mineurs. Dans ces cas-là, il est nécessaire de contrôler soigneusement les heures de travail travaillées par les mineurs pour agir en conformité avec des différentes restrictions basées sur l‘âge exact des mannequins et sur la période d‘école, dans quel cas où le travail est interdit après 22h00. Il est aussi interdit pour un mineur de travailler plus de 28 heures par semaine en période d‘école (voir www.labor.ny.gov/workerprotection/laborstan dards/workprot/lschlhrs.shtm). Il existe des cas où les employeurs sont aussi requis de fournir des professeurs privés, des comptables et chaperons lorsqu’ils emploient des mannequins mineurs. La meilleure façon d‘éviter des frais supplémentaires, obligations administratives onéreuses ou pénalités potentielles, est d’embaucher uniquement des mannequins de 18 ans ou plus.

Les employeurs qui ne respectent pas cette loi peuvent se voir imposer des sanctions civiles allant jusqu‘à $3,000 par violation de la loi.

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