Vous démarrez une entreprise ou celle-ci se porte bien et vous souhaitez vous agrandir; vous avez ainsi besoin d’embaucher plus de main d‘œuvre. Vous avez peut-être entendu parler de la différence entre un « independant contractor» (entrepreneur independant) et un employé? Le choix entre ces deux statuts parait plutôt évident, non? Les independant contractors sont plus flexibles, moins chers, et vous permettent d‘éviter les tracas des lois sur les salaires et les heures de travail. Si la personne avec qui vous comptez travailler n’a aucun problème avec contrat d’independant contractor, pourquoi le ou la classeriez-vous comme un(e) employé/e) ? La réponse est simple: la classification de cette personne doit être en accord avec la loi et il n’appartient pas à vous ni à ce ou cette travailleur(se) de choisir.
Selon la jurisprudence Américaine et la règlementation de l’IRS, le plus important afin de définir le statut de votre travailleur est 1) le niveau de contrôle que votre entreprise a sur cet individu – plus le niveau de contrôle de l’entreprise sur le travailleur est élevé plus il ou elle a des chances d‘être considéré(e) comme un(e) employé(e) et 2) une entreprise peut être auditée indépendamment de sa taille. Ainsi, s’il peut être tentant de contrôler les lois relatives à l’embauche des employés (en particulier pour les entreprises étrangères qui embauchent des personnes en free-lance aux Etats-Unis en quelques minutes grâce à l’internet), il faut comprendre que le risque d’un audit est réel et croissant.
Quelle est la différence entre un « independant contractor» et un salarié?
Pour déterminer le statut d’un travailleur, l’IRS utilise onze facteurs principaux, classés en trois groupes (voir la liste ci-dessous): contrôle comportemental, contrôle financier et le type de relation entre les parties (source: IRS Publication I5-A, édition 2010, page 6; disponible pour téléchargement http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15a.pdf).)[l] Chaque facteur est conçu pour évaluer le contrôle du travail et la façon dont il est exécuté. Aucun de ces facteurs n’est conclusif pour déterminer le statut d’employé ou d’un independant contractor mais en analysant l’ensemble de ces facteurs et les circonstances autour de chaque travailleur, il est plus facile d‘établir une classification plus précise.
Contrôle comportemental
1. Instructions que donne l‘entreprise au travailleur. L‘élément clé est de savoir si l’entreprise a conservé le droit de dicter et contrôler les détails des performances du travailleur.
2. L‘étendue de la formation que l’entreprise donne au travailleur.
Contrôle financier
3. L‘étendue des frais relatifs au travailleur que celui-ci prend en charge et que l’entreprise ne rembourse pas.
4. L’ampleur de l’investissement du travailleur : fournit-il son propre équipement, matériaux et outils nécessaires à la réalisation de son travail?
5. La disponibilité du travailleur sur le marché: continue-t-il d’offrir ses services à d’autres clients?
6. Mode de compensation: Fait-il partie de la masse salariale de l’employeur, reçoit-il un salaire fixe ou reçoit-il une commission?
7. Le travailleur peut-il réaliser un profit ou une perte?
Type de relation
8. L’existence d’un contrat décrivant la relation des parties; par exemple, vous pouvez préciser qu’une personne est un independant contractor dans un contrat de travail.
9. Si le travailleur reçoit des bénéfices de type salarial tel qu’une assurance, une allocation de retraite, et/ou congés payes.
10. La permanence/stabilité de la relation. Le travailleur peut-il être renvoyé à tout moment et choisir ou non de venir travailler sans crainte de perdre son emploi ?
11. L’importance des services rendus par le travailleur au sein de l’entreprise : est-il un acteur essentiel de l’activité de l’entreprise ?
Pourquoi I’IRS et le Department of Labor (Ministère du Travail Américain) ne prennent pas ce statut à la légère et quel risque est-ce que je cours en tant qu’entreprise pour une mauvaise classification de mon travailleur?
Lorsqu’un travailleur est un employé, l’entreprise doit payer une cotisation fédérale, des impôts de sécurité sociale et des primes travailleurs. Lorsqu’un travailleur est un independant contractor, l’entreprise ne doit pas faire ces paiements. Pour cette raison, l’IRS et le Ministère du Travail deviennent plus sensibles concernant les erreurs de classification et par conséquent auditent plus d’entreprises qu’auparavant, quelle que soit leurs tailles. II est important que les propriétaires d’entreprise comprennent que ces erreurs de classement peuvent couter cher. Si l’administration fiscale juge qu’un travailleur est censé être un employé et non un independant contractor, la punition entrainera probablement le paiement de frais divers et taxes y compris: FICA, une cotisation d’assurance fédérale, des prestations rétroactives, la sécurité sociale sans compter les honoraires d’avocat. Dans certains cas, il peut même exister des poursuites pénales pour des violations délibérées.
Qu’en est-il de ma propriété intellectuelle si le travailleur est un entrepreneur indépendant
Au niveau de la propriété intellectuelle, cette distinction est également importante. Si la personne est un employé, son travail, dans le cadre de son emploi, est considéré comme « work made for hire ». II s’agit d’une exception à la règle générale selon laquelle la personne qui crée une œuvre est légalement reconnue comme étant l’auteur de ce travail. Cependant, beaucoup d’entreprises qui embauchent leurs travailleurs en tant qu’independant contractor plutôt qu’employé, omettent donc de spécifier dans ces accords que le travail créé au nom de l’entreprise est un « work for hire ». Le fait d’omettre ceci veut dire que tout œuvre/travail créé par le travailleur comme des listes clients, les logos et marques, les documents relatifs au marketing etc. sont la propriété du travailleur et non de l’entreprise.
Le Dernier Mot
Connaissez le statut de votre travailleur. Un independant contractor est son propre patron, tandis que l’employé est beaucoup moins « indépendant » et travaille au sein des paramètres fixés par votre entreprise. Une classification erronée est un risque grave pour une entreprise de toute taille. Définir avec précision le statut de votre travailleur vous permettra d‘économiser du temps et de l’argent sur le long terme.
