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Business aux États-Unis et Compliance : Ne manquez pas les nouvelles exigences du Corporate Transparency Act 2024

Business aux États-Unis et Compliance : Ne manquez pas les nouvelles exigences du Corporate Transparency Act 2024 1000 600 Nancy Maurice

Le Corporate Transparency Act (« CTA ») introduit de nouvelles exigences en matière de déclaration qui pourraient affecter votre entreprise à partir du 1er janvier 2024. Ces changements ont été initiés par le gouvernement américain dans le but d’améliorer la transparence des entreprises, et de lutter contre les activités financières illicites facilitées par des sociétés écrans anonymes.

Nous vous proposons ci-dessous un aperçu de cette règlementation pour vous aider à comprendre les éléments clés du CTA et son impact potentiel sur votre entreprise. Nous espérons que ce récapitulatif vous sera utile.

Votre société est peut-être concernée

Le champ d’application du CTA est large, ce qui signifie que votre société est susceptible d’être soumise à ces nouvelles obligations de déclaration. Les sociétés déclarantes comprennent les entités nationales et étrangères (corporations, LLCs, et autres entités privées similaires) créées ou enregistrées États-Unis. Il existe quelques exceptions, notamment pour les entités qui emploient plus de 20 salariés basés aux États-Unis, ayant déposé des déclarations fiscales américaines faisant état de plus de 5 millions de dollars de recettes brutes ou de ventes aux Etats-Unis, et qui disposent d’au moins un bureau sur le sol américain.

Déclaration des Bénéficiaires Effectifs

Les sociétés déclarantes devront divulguer des informations sur les bénéficiaires effectifs de la société, c’est-à-dire les personnes physiques exerçant un « contrôle substantiel » (direct ou indirect) sur la société ou détenant une participation d’au moins 25 % dans ladite société. Les critères du « contrôle substantiel » sont les suivants :

  • Exercer des fonctions de cadre dirigeant.
  • Exercer une autorité sur les cadres dirigeants ou sur une majorité du conseil d’administration.
  • Exercer une influence significative sur les décisions de la société.
  • Toute autre forme de contrôle substantiel.

Procédure de déclaration

Les sociétés déclarantes devront fournir des informations à la fois sur l’entité elle-même et sur chaque personne physique qui représente un bénéficiaire effectif.

  • Informations sur la société : Dénomination sociale complète, nom commercial ou d/b/a, adresse de l’établissement principal aux États-Unis, juridiction de constitution et numéro d’identification fiscale aux Etats-Unis.
  • Informations sur le ou les bénéficiaire(s) effectif(s): Le nom de la personne physique, sa date de naissance, l’adresse de son domicile, un numéro de pièce d’identité unique (provenant d’un passeport américain ou d’un passeport étranger non périmé), ainsi qu’une copie de ce document.

Bien que les formulaires détaillés n’aient pas encore été publiés, les rapports seront principalement soumis par voie électronique via un portail du FinCEN. Le FinCEN développe actuellement des systèmes sécurisés et confidentiels afin de faciliter et protéger cet échange d’informations, en veillant à ce qu’elles restent inaccessibles au public.

Les sanctions pour non-conformité comprennent des amendes civiles de 500 $ par jour de non-conformité et des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 10 000 $ ou 2 ans d’emprisonnement.

Prochaines dates importantes

  • Entreprises existantes : Les entités créées ou enregistrées aux États-Unis avant le 1er janvier 2024 disposeront d’une année complète, jusqu’au 1er janvier 2025, pour se conformer au CTA en déposant leur rapport initial.
  • Nouvelles entreprises : Les entités créées ou enregistrées à partir du 1er janvier 2024 devront déposer leur rapport initial dans les 30 jours suivant leur création ou leur enregistrement aux États-Unis.

Notre accompagnement sur les enjeux de compliance à venir

Nous sommes conscients que ces nouvelles exigences réglementaires peuvent être complexes. Notre équipe suit de près l’évolution de la situation et est prête à vous assister dans ces démarches.

ADA compliance

Ne vous laissez pas poursuivre en justice ! Vérifiez la conformité ADA de votre site Web

Ne vous laissez pas poursuivre en justice ! Vérifiez la conformité ADA de votre site Web 1000 568 Cynthia Martens

La ADA « Americans with Disabilities Act » est une loi fédérale exigeant que les entreprises ouvertes au public soient accessibles à tous les clients, y compris aux personnes handicapées. De nombreux tribunaux et législatures d’État ont interprété cette loi comme une obligation qui s’étend même aux sites Web d’entreprises, qui doivent ainsi tenir compte des besoins de consommateurs handicapés. Le non-respect de l’ADA expose les entreprises à des poursuites ou à des règlements coûteux.  Des particuliers et des groupes d’individus peuvent directement intenter des poursuites, évitant de ce fait   les frais d’avocats.  De plus, certains avocats très agressifs adhèrent à la cause de l’ADA.  Un simple effort de bonne foi dans ce domaine vous protègera des risques juridiques et vous permettra de servir un plus large éventail de clients — accédant à ceux dont les demandes en matière légale sont souvent peu entendues.

Pour vous assurer que votre site est conforme à l’ADA il vous faudra consulter des techniciens Web spécialisés. Par exemple, pour mettre votre site Web à la disposition de personnes aveugles ou handicapées dans leur capacité à lire un écran d’ordinateur, vous devrez ajouter certaines descriptions textuelles des représentations visuelles (images) et publier vos documents dans des formats propices aux technologies d’assistance.

Comme toujours, nous serons très heureux de répondre à toutes vos questions !

Covid vaccine

La ville de New York exigera la vaccination des employés du secteur privé

La ville de New York exigera la vaccination des employés du secteur privé 500 350 Charity Gates

Les employés qui travaillent sur place, en personne, pour des employeurs privés à New York doivent recevoir au minimum une dose de vaccin COVID-19 (approuvé par la FDA) avant le 27 décembre. Cette nouvelle mesure, introduite par le maire sortant Bill de Blasio, prévoit des exemptions pour les croyances religieuses sincères et les raisons médicales valables mais ne fournit pas d’alternative au test. Une demande d’accommodement doit être faite avant le 27 décembre.

Les employeurs doivent vérifier et conserver un registre de tous les employés avec leurs vaccinations confirmées au plus tard le 27 décembre.  Les employeurs bénéficient de trois options pour répondre à cette exigence :

  1. Obtenir de la part de chaque employé une copie de sa preuve de vaccination ou de son dossier d’accommodement raisonnable avec des pièces justificatives ;
  2. Créer son propre dossier papier ou électronique comprenant les identifiants et les renseignements pertinents de chaque employé (c.-à-d. le nom, suivi du statut médical : vaccination complète ; preuve de première dose ; ou dossier d’accommodement raisonnable.)
  3. Vérifier chaque jour la preuve de vaccination de chaque employé avant qu’il n’entre sur le lieu de travail.  Et dans ce cas, tenir un registre de chaque vérification. (Cette option peut être plus appropriée pour les grands employeurs.)

D’ici le 27 décembre, les employeurs doivent remplir une « Affirmation de conformité aux exigences en matière de vaccination sur le lieu de travail » pour  affirmer qu’ils sont en conformité avec cette exigence ; ils doivent ensuite afficher cette « Affirmation » dans un lieu public.

Veuillez noter que tout entrepreneur qui entre sur un lieu de travail est également soumis à cette exigence de vaccination.

En outre, la gouverneure Kathy Hochul a signé un décret exigeant le port de masques ou alors obligation de vaccins dans les lieux publics (y compris sur les lieux de travail) de l’État de New York

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Covid-19 background

COVID-19: Que doivent savoir les employeurs concernant les protections légales des employés?

COVID-19: Que doivent savoir les employeurs concernant les protections légales des employés? 1920 1080 Cynthia Martens

La pandémie du coronavirus a bouleversé l’année pour les gens de Wuhan à Milan. New York à elle seule a maintenant près de 100,000 cas confirmés et toutes les entreprises non essentielles, y compris un grand nombre dans le secteur de la mode, ont fermé leurs portes depuis le 22 Mars en réponse aux ordres du gouverneur de l’État et dans un effort collectif pour “aplatir la courbe” des infections du coronavirus.

Les conséquences dans le milieu du travail ont été dramatiques. La semaine dernière, le département fédéral du Travail a signalé qu’un record de 6.6 millions d’Américains se sont inscrits à l’assurance chômage, ce qui porte le nombre total de personnes inscrites à près de 17 millions seulement au cours des trois dernières semaines. Des rapports d’employeurs ne respectant pas les droits basiques des infirmières et des travailleurs du commerce de détail ont fait surface sur les réseaux sociaux, et les lois fédérales nouvellement promulguées offrent diverses formes de secours d’urgence.

James Brudney, professeur à Fordham University School of Law, qui a une vaste expérience dans le droit d’emploi et du travail international, a souligné l’importance pour les employeurs, en particulier les grandes marques, de « traiter leurs employés conformément à leur réputation, et pas seulement en faisait ce qui est à peine légal. »

Se référant aux récents débrayages des travailleurs de l’entrepôt Amazon protestant les conditions d’exposition dangereuse au virus, il a déclaré que les procès basés sur la maladie et la mort liées au travail sont probables, tout comme ils étaient communs après le 11 septembre. Une poursuite en justice a deja été entamée par les survivants d’un employé Walmart, qui affirment qu’il est décédé après avoir attrapé le virus sur son lieu de travail.

« On pourrait espérer que, dans ces circonstances, les employeurs, qui souffrent aussi manifestement, auront assez de compassion et de justice pour ne pas prendre de mesures de représailles contre les travailleurs qui tentent de protéger leur sécurité et leur santé fondamentales dans des conditions difficiles », a déclaré M. Brudney, ajoutant que l’exposition au coronavirus au travail pourrait conduire à de nombreuses demandes étatiques de compensation des travailleurs. Il a recommandé plus généralement que les employeurs consultent les recommandations de l’Organisation Internationale du Travail sur COVID-19, ainsi que la Convention 177 sur la protection des travailleurs à domicile, affirmant qu’elles constituent une référence utile en matière de crise pour l’industrie de la mode.

Dans ce contexte difficile, quoi d’autre doivent savoir les employeurs ? L’interaction entre les lois fédérales et étatiques, et entre le président et les gouverneurs d’État, est source de confusion pour de nombreux employeurs américains, et encore plus pour les entreprises étrangères faisant des affaires aux États-Unis. Voici quelques questions importantes à mettre au point dès le départ :

Mes employés sont-ils embauchés de gré à gré (« at will » – un concept américain n’ayant pas d’équivalent exact en France/au Canada) ? Sont-ils exemptés ou non exemptés ?

La plupart des États considèrent que l’emploi est « at will » par défaut, ce qui signifie que l’employeur ou l’employé peut mettre fin au contrat de travail à tout moment, avec ou sans motif ou avis. Avant de licencier quelqu’un ou de modifier les conditions d’emploi, les employeurs doivent cependant vérifier s’ils sont liés par un contrat avec leurs employés, et s’assurer si leurs employés sont exemptés ou non exemptés en vertu de la loi fédérale sur les normes du travail équitables (« Fair Labor Standards Act » ou FLSA). Les employés dont les emplois ne répondent pas à la définition de la FLSA ou qui gagnent moins de 674 $ par semaine ne sont pas exemptés en vertu de la loi fédérale et doivent doivent être payés pour toute heure de travail supplémentaire. Les États et les villes peuvent augmenter le montant minimum, de sorte que, par exemple, un employé doit gagner au moins 1 125 $ par semaine à New York pour être exempté.

Puis-je réduire les heures de travail de mes employés ?

Les employeurs sont autorisés à réduire le nombre d’heures que leurs employés non exemptés doivent travailler. Donner un préavis raisonnable est considéré comme une bonne pratique, bien qu’il n’y ait aucune obligation fédérale de le faire et les lois des États varient. En Californie, par exemple, l’avis est important pour éviter les obligations de « reporting time pay », que les employeurs déclenchent lorsqu’ils mettent leurs employés au travail sans avoir assez de travail pour eux en raison d’une planification inadéquate ou d’un manque de préavis approprié.

Puis-je réduire la rémunération de mes employés ?

Les employeurs ne peuvent jamais réduire les taux de rémunération pour les heures déjà travaillées ; tout changement doit être prospectif. Cela dit, en l’absence d’un contrat, les employeurs sont libres de réduire la rémunération des employés pour les heures futures travaillées, tant qu’ils paient au moins le salaire minimum, qui varie selon l’État et parfois par ville. Par exemple, la loi fédérale fixe le plancher à 7,25 $, alors que le salaire minimum de la Californie est de 12 $ l’heure, et celle de San Francisco est de 15 $ l’heure. En outre, certains États imposent des exigences en matière d’avis. L’État de New York exige des employeurs qu’ils informent les employés au moins sept jours civils avant de modifier leur taux de rémunération, à moins que les nouveaux taux n’apparaissent explicitement sur les fiches de paie. La réduction de la rémunération d’un employé peut modifier le statut de l’employé d’exempté à non d’exempté.

Puis-je traiter mes employés différemment ?

La réduction de certains salaires pendant une période de difficultés financières est légale tant que les employeurs ne font pas de discrimination à l’égard d’une classe protégée en vertu de la loi fédérale ou étatique. La loi fédérale interdit la discrimination fondée sur le sexe, la race, l’origine nationale et l’âge, mais certains États ou municipalités vont plus loin. La ville de New York, par exemple, interdit de traiter les employés différemment en fonction de leur « âge, race, croyance, couleur, origine nationale, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, statut militaire, sexe, handicap, prédisposition des caractéristiques génétiques, état familial, état matrimonial, statut de victime de violence familiale, ou toute autre caractéristique protégée en vertu de la loi sur les droits de l’homme de l’État de New York ».

« Si vos heures de travail réduites ou vos congés affectent de façon disproportionnée les femmes, les minorités raciales ou les travailleurs plus âgés, vous courez le risque que ces travailleurs s’organisent pour entamer un litige », a déclaré M. Brudney. « Vous devez être sûr d’avoir un système d’évaluation qui peut justifier ce que vous faites afin qu’il ne semble pas discriminatoire ou arbitraire. » Un tel système pourrait inclure des enregistrements d’évaluations ou de primes de rendement antérieures, par exemple.

Qu’est-ce qu’un chômage partiel (« furlough ») ?

Le chômage partiel d’un employé se produit lorsqu’un employeur suspend sa main-d’œuvre sans la payer. Attention : Si les employés exemptés exécutent un travail pendant qu’ils sont en congé, l’employeur doit leur verser l’équivalent d’une journée de salaire, et si les employés horaires travaillent pendant le congé, l’employeur doit les payer pour le temps travaillé. Les employés congédiés conservent habituellement leurs prestations de santé et retournent au travail à une date précise ou lorsqu’une condition spécifique est remplie. Les employeurs doivent toutefois noter que ce congé permet aux meilleurs talents de chercher un emploi ailleurs. Un employé congédié peut être éligible pour des prestations de chômage, selon les règles étatiques.

Quelles sont les prestations de chômage offertes aux travailleurs licenciés ?

Les États individuels gèrent normalement les prestations d’assurance-chômage et déterminent les critères d’admissibilité et les exclusions. Toutefois, la Loi fédérale CARES de deux trillions de dollars, adoptée le 27 mars, crée deux grandes catégories d’avantages sociaux. Premièrement, il y a l’aide au chômage pandémique, qui couvre les personnes — y compris les pigistes et les personnes qui sont malades ou qui s’occupent d’un membre de famille malade — qui sont incapables de travailler en raison de l’éclosion du coronavirus. Deuxièmement, les chômeurs qui reçoivent déjà des prestations de l’État sont éligibles pour une aide fédérale supplémentaire de 600 $ par semaine au cours des quatre prochains mois, jusqu’au 31 juillet.

Qu’est-ce qu’un programme de travail partagé ?

Les programmes de travail étatiques permettent aux employeurs participants de conserver plus facilement du personnel qualifié pendant un ralentissement économique en permettant aux employés de recevoir des prestations partielles d’assurance-chômage tout en travaillant des heures réduites. Pour participer à un programme de travail partagé, les employeurs doivent satisfaire les exigences de l’État — généralement, un nombre minimum d’employés travaillant dans l’État et un certain montant de cotisations au chômage au cours de l’année précédente — et soumettre un plan de travail partagé pour l’approbation de l’État. Les employeurs participants ne peuvent pas embaucher de nouveaux employés pour effectuer un travail couvert dans le programme et doivent demander l’approbation du programme auprès d’un représentant en charge de la négociation collective.

Auquel type de congé payé mes employés ont-ils droit pendant la crise sanitaire COVID-19 ?

« The Families First Coronavirus Response Act » (FFCRA – une loi mise en place face au coronavirus pour répondre au besoin des familles garantit des congés payés protégés par l’emploi aux travailleurs qui ne peuvent pas travailler de leur domicile et qui sont assujettis à une ordonnance fédérale, étatique ou municipale de quarantaine ou d’isolement pour le COVID-19, ou qui s’occupent d’enfants mineurs qui font l’objet d’une telle ordonnance. Le montant des congés payés offerts aux employés dépend de la taille de l’entreprise à compter du 1er janvier, avec des règles différentes pour les petites, moyennes et grandes entreprises. Tous doivent fournir à leurs employés une protection de l’emploi pendant la durée de l’ordonnance de quarantaine ou d’isolement, mais les grandes entreprises doivent accorder plus de jours payés de congé maladie. Lorsque les employés reviennent de leur congé lié au COVID-19, les employeurs doivent les réintégrer à un poste identique ou comparable et continuer à fournir une assurance maladie aux mêmes conditions que si l’employé n’avait pas pris de congé.

Quel genre de congé maladie payé ai-je à offrir ?

Jusqu’au moment où la FFCRA a été adoptée, il n’existait aucun congé maladie payé sous mandat fédéral, bien que certains États l’exigent. La loi fédérale permet maintenant à un employé éligible de prendre un congé maladie payé parce que l’employé est en quarantaine lié au COVID-19, ou s’occupe d’une personne qui l’est, ou est incapable de travailler à distance parce qu’il ou elle s’occupe d’un enfant dont le fournisseur de services de garde est fermé en raison de COVID-19. Les employeurs de moins de 500 employés doivent offrir aux employés à temps plein 80 heures de congés maladie, payés au taux régulier des employés (ou les deux tiers du taux régulier des employés pour les employés qui prodiguent des soins). Les salaires payés en congé maladie sont plafonnés à 511 $ par jour, soit 5 110 $ au total, par employé pour un usage personnel, et 200 $ par jour, ou 2 000 $ au total, par employé qui s’occupe d’un autre. Les taux de rémunération des congés maladie pour les employés qui travaillent à temps partiel ou irréguliers sont basés sur le nombre d’heures moyen que l’employé a travaillé pendant les six mois précédant le congé. Si les employés ont travaillé moins de six mois avant de prendre un congé, le taux est calculé en fonction du nombre d’heures moyennes prévues sur une période de deux semaines.

Actuellement collaboratrice au Nilson Law Group, PLLC à New York, Cynthia Martens est une ancienne correspondante de WWD à Milan. Cet article est fourni uniquement à titre d’information et ne constitue pas un avis juridique.

initialement publié dans Women’s Wear Daily

Employment law background

Le code du travail de l’état de New York : les changements à noter

Le code du travail de l’état de New York : les changements à noter 1920 1080 Nicholas E. Forgione

Augmentations du salaire minimum

• Les augmentations du salaire minimum continuent. À compter du 1er janvier 2020, le salaire minimum à New York est de $15 par heure. Dans les comtés de Nassau, Suffolk et Westchester, il est de $13 par heure. Dans le reste de l’État, il est de $11.80 par heure.

Interdiction de l’historique salarial

• En 2017, la ville de New York a modifié sa législation sur les droits de l’homme (« Human Rights Law ») afin d’interdire les requêtes de renseignements sur les antécédents salariaux des candidats pendant le processus d’embauche. À compter du 6 janvier 2020, l’État de New York a amplifié la loi de la ville de New York en interdisant aux employeurs de demander de telles informations aux candidats et aux employés. Cependant, la loi n’interdit pas aux candidats et aux employés actuels de divulguer ou vérifier, volontairement et sans incitation, les antécédents salariaux, dans le but de négocier des salaires, par exemple.

Congé de vote payé

• Avec les élections primaires et générales qui ont lieu en 2020, les employeurs doivent être conscients des récentes révisions de la loi électorale de New York, qui donne maintenant droit aux employés de New York, qui sont des électeurs inscrits, jusqu’à trois heures de congé payé, au besoin, pour voter à toute élection. Les employés qui ont besoin d’un congé pour voter doivent être accordé ce temps au début ou à la fin d’une journée de travail, à l’élection de l’employeur, et doivent aviser leurs employeurs de leurs besoins au moins deux journées de travail avant l’élection.

Poursuite de la prévention du harcèlement sexuel

• Les employeurs doivent garder à l’esprit que les exigences de la ville de New York pour la formation des employés contre le harcèlement sexuel sont des exigences annuelles.
• Le 12 août 2020, le délai de prescription pour les plaintes du harcèlement sexuel passera d’un an à trois ans.

Interdiction des tests de dépistage de marijuana avant l’embauche

• À compter du 10 mai 2020, la ville de New York interdira aux employeurs de procéder à des tests de dépistage de la marijuana avant l’embauche. Des exceptions s’appliqueront pour certains types d’emplois, y compris divers rôles de construction et d’entretien, des postes exigeant un permis de conduire commercial et des postes nécessitant la supervision ou la garde d’enfants, de patients médicaux ou de personnes vulnérables.

Protections élargies pour les travailleurs de la “gig economy”

• À compter du 11 janvier 2020, la loi sur les droits de l’homme (« Human Rights Law ») de la ville de New York couvrira les pigistes et les entrepreneurs indépendants, en étendant les protections contre la discrimination, le harcèlement et les représailles. L’interdiction des vérifications des antécédents criminels et des enquêtes préalables aux antécédents salariaux s’appliqueront également aux pigistes et aux entrepreneurs indépendants.

Privacy Please

La Californie Consumer Privacy Act: Ce Qu’ll Faut Savoir

La Californie Consumer Privacy Act: Ce Qu’ll Faut Savoir 1920 1080 Nicholas E. Forgione

La Californie a récemment voté une nouvelle loi de grande ampleur, réglementant la protection des données personnelles des consommateurs, celle-ci ayant des implications majeures pour les entreprises qui collectent, stockent et partagent des données sur les résidents de la Californie. La loi entrera en vigueur le 1er janvier 2020, mais il est conseillé pour les entreprises collectant des données sur les consommateurs californiens de commencer à se préparer pour les nouvelles exigences de cette loi le plus tôt possible.

Unique en son genre aux Etats-Unis, le California Consumer Privacy Act (CCPA) donne un certain nombre de droits aux résidents de la Californie afin de leur permettre de mieux comprendre et contrôler le type de données que les entreprises collectent à leur sujet et la façon dont les entreprises utilisent et partagent ces mêmes données. Le CCPA partage de nombreux concepts et exigences avec le Règlement Général sur la Protection des Données européen (RGPD) ; il y a cependant plusieurs différences significatives. Être en conformité avec le RGPD ne garantit d’être en conformité avec le CCPA.

Le CCPA s’applique aux entreprises à but lucratif ayant une activité commerciale en Californie dépassant certains un certain seuil en termes de revenue ou de collection des données. Le CCPA a un champ d’application encore plus large que le RGPD en termes de données concernées. Il couvre non seulement les données d’identification personnelles, mais aussi toute donnée qui peut être utilisée en conjonction avec d’autres données permettant d’identifier une personne ou un foyer. Les nouvelles exigences du CCPA confèrent des droits individuels à l’accès aux données, à l’effacement des données, et à la limitations sur l’utilisation des données des consommateurs. La loi donne également aux consommateurs le droit d’interdire la vente de leurs données personnelles au travers d’un lien clair et évident sur le site Internet de l’entreprise en question.

Tout comme le RGPD, toute violation du CCPA peut entraîner des amendes conséquentes. Afin d’être en conformité avec la loi lors de son entrée en vigueur le 1er janvier 2020, il est conseillé aux entreprises de mettre à jour leurs politiques de protection des données personnelles et de commencer à développer un plan de conformité afin de pouvoir surveiller le type de données collectées, stockées et vendues et répondre aux consommateurs demandant une copie des données stockées les concernant, choisissant de ne pas autoriser la vente de leurs données personnelles et demandant la suppression de leurs données. Il est également conseillé de maintenir un inventaire complet, précis et à jour de toutes les données collectées, partagées et vendues concernant les résidents de la Californie.

Le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC est doté d’une expérience concernant la rédaction de politiques de protection des données personnelles. Nous vous encourageons à contacter un de nos avocats si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet du CCPA.

Conformité avec l’Americans with Disabilities Act: les Sites Internet Aussi Doivent Etre Accessibles

Conformité avec l’Americans with Disabilities Act: les Sites Internet Aussi Doivent Etre Accessibles 1920 1080 Emily Ayoob

Ces dernières années ont été témoins de l’émergence d’un nouveau type d’actions en justice portant sur la conformité avec l’Americans with Disabilities Act (« ADA ») de 1990 (en français, Loi sur Les Américains en Situation de Handicap). En effet, des demandeurs se sont mis à prendre pour cible des sites Internet, y compris des sites opérés de entités étrangères, pour non-conformité à l’ADA.

L’ADA a été promulgué en 1990 pour interdire la discrimination à l’encontre des personnes en situation de handicap et pour assurer l’égalité des droits et l’égalité des chances pour les personnes en situation de handicap. En particulier, le Titre III de l’ADA stipule qu’« aucun individu ne doit faire l’objet de discrimination en raison de son handicap dans la jouissance des biens, services, installations, privilèges, avantages ou aménagements de tout lieu ouvert au public ». L’ADA en lui-même, promulgué avant l’essor d’Internet, ne liste que des lieux physiques comme exemples de « lieux ouverts au public ». Cela n’a pas empêché des demandeurs de poursuivre des sites Internet en justice. Ils bénéficient, dans leur démarche, du soutien du Department of Justice (« DOJ ») (Ministère de la Justice américain), qui, dans les recommandations qu’il a formulées sur l’ADA, a déclaré interpréter l’ADA comme s’appliquant aux sites Internet opérés par des lieux ouverts au public.

Les tribunaux ont également été réceptifs à ces poursuites, acceptant de les entendre en dépit des objections des défendeurs. Les tribunaux sont cependant partagés sur la question de quels sites Internet relèvent du champ d’application de l’ADA. Certains tribunaux ont jugé que les lieux ouverts au public n’étaient pas nécessairement des lieux physiques, et que, par conséquent, des sites Internet pouvaient en eux-mêmes être des lieux ouverts au public. Par exemple, dans l’affaire National Federation of the Blind v. Scribd Inc., le Tribunal Fédéral de Première Instance du District du Vermont a statué qu’une bibliothèque digitale offrant des abonnements à un service de lecture via un site Internet était un lieu ouvert au public. La raison sur laquelle ce tribunal (et d’autres comme lui) s’appuie est que le Congrès américain, en promulguant l’ADA, souhaitait donner à cette loi un large champ d’application, de sorte que les personnes en situation de handicap puissent participer pleinement à tous les aspects de la vie en société, et que, bien qu’en 1990, quand l’ADA a été promulgué, Internet en était à ses balbutiements, il est maintenant devenu central à de nombreux aspects de la vie en société. D’autres tribunaux ont adopté une approche différente et requièrent la présence d’un lien étroit entre le site Internet et un lieu physique ouvert au public pour que l’ADA s’applique au site Internet. Par exemple, plus tôt cette année, dans l’affaire Robles v. Domino’s Pizza, LLC, la Cour d’Appel Fédérale du Neuvième Circuit a souligné que « le site Internet et l’application de Domino’s facilitent l’accès aux biens et services d’un lieu ouvert au public, les restaurants physiques de Domino’s », et a en conséquence statué que l’ADA s’appliquait au site Internet (et, il convient de le noter, à l’application mobile). La cour a insisté sur la place « cruciale » qu’occupait le lien entre le site Internet et le lieu physique ouvert au public dans son analyse.

Bien que la plupart des poursuites lancées jusqu’à présent aient été centrées sur le Titre III de l’ADA, de nouvelles affaires portent sur le Titre I. Le Titre I proscrit la discrimination en raison d’un handicap dans le cadre d’une candidature à l’emploi, des conditions de travail, et de l’embauche, promotion et licenciement des salariés. Par exemple, dans une affaire datant de plus tôt cette année, Kasper v. Ford Motor Co., le demandeur allègue que le défendeur a enfreint le Titre I en n’offrant pas aux personnes en situation de handicap une alternative à sa plateforme de demande d’emploi en ligne qui leur soit accessible.

A l’heure actuelle, la norme exacte à laquelle les sites Internet doivent adhérer afin d’être en conformité avec l’ADA reste incertaine. Le DOJ n’a pas encore fourni de recommandations sur le sujet et pourrait ne pas le faire prochainement. Le DOJ a toutefois récemment réitéré que « l’absence de réglementation spécifique ne peut pas servir de fondement pour justifier ne pas se conformer » à l’ADA. En conséquence, les entreprises opérant des sites Internet n’ont d’autre choix que de se tourner vers des normes non-officielles, les plus communément adoptées étant les Web Content Accessibility Guidelines (“WCAG”) 2.0. WCAG 2.0 contient des conseils pour rendre les sites Internet perceptibles, utilisables et compréhensibles pour les personnes en situation de handicap, ainsi que robustes (càd capable de soutenir des changements dans la technologie). Au moins un tribunal, le Tribunal Fédéral de Première Instance du District Sud de la Floride dans l’affaire Gil v. Winn Dixie Stores, Inc., a ordonné à une société de s’assurer de la conformité de son site Internet à WCAG 2.0. Le DOJ a néanmoins récemment spécifié que « la non-conformité à des normes techniques d’accessibilité à un site Internet non-obligatoires ne reflète pas nécessairement une non-conformité à l’ADA », offrant ainsi une certaine flexibilité aux sites Internet sur leur façon de se conformer à l’ADA. Cependant, il est considéré de bonne pratique pour tout site Internet de se conformer à des critères d’accessibilité de base, non seulement à cause du risque de poursuites pour non-conformité à l’ADA, mais simplement car cela envoie un message plus positif à tous les consommateurs. En outre, il devrait être pratique courante pour la plupart des développeurs web de se conformer aux normes d’accessibilité de base, les compétences, l’effort et les outils nécessaires étant minimaux pour la plupart d’entre eux.

En résumé, en l’absence de clarification supplémentaire de la part du DOJ, du Congrès ou de la Cour Suprême sur le champ d’application de l’ADA pour les sites Internet et sur les exigences exactes pour qu’un site Internet soit conforme, il est recommandé pour tout site Internet accessible depuis les États-Unis de se conformer à WCAG 2.0 afin de réduire le risque de poursuites.

Les Changements Importants Devant Le Bureau Des Marques US

Les Changements Importants Devant Le Bureau Des Marques US 1920 1080 Emily Ayoob

Le United States Patent and Trademark Office (USPTO) (le bureau de marques américain, équivalent de l’INPI) a récemment annoncé une nouvelle règle, entrant en vigueur le 3 août 2019, exigeant que tout déposant ou toute partie à une procédure devant le Trademark Trial and Appeal Board (TTAB) (organe de l’USPTO en charge de résoudre les conflits portant sur le dépôt des marques) domicilié(e) à l’étranger soit représenté(e) par un avocat habilité à exercer le droit aux Etats Unis. Cette exigence s’applique aux dépôts, aux documents liés au maintien de la marque, aux refus provisoires dans le cadre de dépôts en vertu du protocole de Madrid et aux procédures devant le TTAB.

Avec cette nouvelle règle,l ’USPTO correspondra uniquement avec des représentants qui sont des avocats habilités à exercer le droit aux Etats-Unis. Si une demande de dépôt est faite sans se conformer à cette règle, l’USPTO émettra une « Office Action » (document émis par l’USPTO refusant provisoirement le dépôt de la marque) indiquant que la désignation d’un avocat habilité à exercer le droit aux Etats-Unis est nécessaire. Le non-respect de cette obligation sera considéré comme un abandon de la demande de dépôt.

Les déposants domiciliés à l’étranger qui déposent une demande basée sur l’article 66(a) de la loi sur les marques (dépôts en vertu du Protocole de Madrid) sont sujets à cette nouvelle règle pour les refus provisoires (Office Actions). Cependant, sous réserve que la demande de dépôt auprès du Bureau International de l’Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle soit en conformité avec toutes les autres conditions au dépôt, la demande de dépôt initiale sera exemptée de cette nouvelle exigence.

Cette règle élimine également la réglementation permettant aux agents en brevets canadiens mutuellement reconnus de paraitre devant l’USPTO en matière de droit des marques, mais continue d’autoriser la reconnaissance mutuelle des avocats canadiens spécialisés dans le droit des marques représentant des parties canadiennes en matière de droit des marques américain.

Enfin, il convient de noter que l’USPTO a mis en place un programme afin de procéder à des contrôles aléatoires des dépôts de marques américaines au moment du renouvellement. Les dépôts sont sélectionnés au hasard afin de contrôler si les marques sont effectivement utilisées en lien avec les biens et services identifiés dans l’enregistrement. Si le renouvellement est contrôlé, l’USPTO exigera que le propriétaire de la marque fournisse des preuves de l’utilisation de la marque pour au moins deux biens ou services supplémentaires par classe. Si aucune preuve d’utilisation n’est disponible pour les biens et services sélectionnés, ces derniers, ainsi que tout autre bien ou service non utilisé, seront supprimés du dépôt. Ainsi, il est important d’être précis au moment de lister les biens et services vendus dans la demande de dépôt de la marque aux Etats-Unis.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur les changements et exigences décrits ci-dessus.

Le Harcèlement Sexuel sur le Lieu de Travail : La Législation de New York dans le Sillage des Mouvements #MeToo et #TimesUp

Le Harcèlement Sexuel sur le Lieu de Travail : La Législation de New York dans le Sillage des Mouvements #MeToo et #TimesUp 1920 1080 Caitlin Delaney

Aux États-Unis, le concept de mise en œuvre de politiques et de procédures visant à empêcher le harcèlement sexuel sur le lieu de travail n’est pas nouveau. Cependant, les mouvements #MeToo et #TimesUp, qui ont été déclenchés par des révélations troublantes concernant des dirigeants de diverses industries, ont mobilisé le public pour exiger davantage de protections pour les employés sur le lieu de travail. En effet, les législateurs à travers le pays ont réagi à ces demandes, en partie, en adoptant des législations visant à préserver les droits des employés sur des lieux de travail sans harcèlement sexuel et discrimination.

Le 12 avril 2018, Andrew Cuomo, le gouverneur de New York, a signé le Budget de New York 2019, créant de nouvelles obligations pour les employeurs de l’état de New York (la « Loi »). Ce qui suit est un résumé de ce que prévoit la Loi en matière de harcèlement sexuel sur le lieu de travail et comment la Loi affectera les employeurs.

Interdit les accords d’arbitrage obligatoire pour les réclamations en matière de harcèlement sexuel

La Loi modifie la New York Civil Practice Law and Rules (« Loi et les Règles de Pratique Civile de New York ») (« CPLR ») pour interdire, sauf incompatibilité avec la loi fédérale, toute disposition d’un contrat lié à l’emploi qui oblige une partie à soumettre des plaintes de harcèlement sexuel à un arbitrage obligatoire. Pour les contrats liés à l’emploi conclus à compter du 11 juillet 2018, ces clauses d’arbitrage obligatoire seront rendues nulles et non avenues. Néanmoins, les clauses d’arbitrage obligatoire incluses dans les conventions collectives demeureront en vigueur.

Interdit les accords de confidentialité dans le cadre d’une plainte pour harcèlement sexuel sans le consentement de la plaignante

La Loi modifie également la CPLR et la New York General Obligations Law (« Loi Générale des Obligations de New York ») pour interdire aux employeurs d’inclure des dispositions de confidentialité dans tout accord de règlements pour harcèlement sexuel, sauf dans le cas où la disposition de confidentialité est la préférence du ou de la plaignant (e). La Loi exige que la clause de confidentialité soit fournie à toutes les parties. Le ou la plaignant(e) doit se voir accorder (i) 21 jours pour examiner la disposition et (ii) 7 jours pour révoquer son acceptation de la disposition. Cette interdiction entrera en vigueur le 11 juillet 2018.

Étend la protection contre le harcèlement sexuel aux « non-employés »

Un employeur tolérant le harcèlement sexuel d’un non-employé (vendeur, consultant, prestataire de services, etc.) sur le lieu de travail peut, à compter d’aujourd’hui, être tenu responsable en vertu de la New York State Human Rights Law (« Loi sur les Droits de l’Homme de l’État de New York »).

Demande aux employeurs de mettre en œuvre des politiques et des programmes de formation en matière de harcèlement sexuel conformément aux normes de l’État

La Loi modifie la New York Labor Law (« Loi du Travail de New York ») pour obliger les employeurs à adopter une politique écrite sur le harcèlement sexuel et à fournir aux employés une formation annuelle sur ce sujet. Le New York Department of Labor (« le Département du Travail de New York ») et la New York State Division of Human Rights (« la Division des Droits de l’Homme de New York ») travailleront ensemble pour créer un modèle de politique en matière de prévention du harcèlement sexuel (la « Politique Modèle ») et un modèle de programme offrant des formations en matière de harcèlement sexuel (le « Programme de Formation Modèle ») que les employeurs pourront utiliser.

La Politique Modèle doit inclure les éléments suivants :

• Une déclaration interdisant le harcèlement sexuel et des exemples de comportements qui constitueraient un harcèlement sexuel illégal ;
• Des informations sur les dispositions législatives fédérales et étatiques concernant le harcèlement sexuel et les recours mis à la disposition aux victimes, ainsi qu’une déclaration indiquant qu’il pourrait y avoir d’autres lois applicables ;
• Le formulaire de plainte standard ;
• Une procédure d’enquête rapide et confidentielle pour les plaintes garantissant une procédure régulière pour toutes les plaintes ;
• Une déclaration informant les employés de leurs droits de recours et des forums disponibles pour statuer des plaintes de harcèlement sexuel administrativement et judiciairement ;
• Une déclaration claire que le harcèlement sexuel est une forme de mauvaise conduite des employés, et que des sanctions seront appliquées contre les personnes se livrant au harcèlement sexuel et contre les gestionnaires et le personnel de surveillance qui permettent sciemment un tel comportement de continuer ; et
• Une déclaration claire stipulant que les représailles contre les personnes qui se plaignent de harcèlement sexuel ou qui témoignent ou aident les victimes sont illégales.
Le Programme de Formation Modèle doit être interactif et comprendre :
• Une explication du harcèlement sexuel et des exemples de comportements qui constitueraient du harcèlement sexuel illégal ;
• Des informations sur les dispositions législatives fédérales et étatiques concernant le harcèlement sexuel et les recours mis à la disposition des victimes ;
• Des informations sur la conduite des superviseurs et leurs responsabilités supplémentaires ; et
• Des informations concernant le droit de recours des employés et tous les forums disponibles pour statuer sur les plaintes.
Les employeurs new-yorkais doivent soit (1) adopter la Politique Modèle et le Programme de Formation Model, soit (2) développer leurs propres politiques et programmes de formation qui égalent ou dépassent les normes minimales établies par les agences étatiques. Les employeurs auront jusqu’au 9 octobre 2018 pour distribuer leurs politiques écrites sur le harcèlement et pour mettre en œuvre et présenter leur programme de formation à leurs employés .

Prochaines étapes pour les employeurs de New York

Les employeurs devraient prendre plusieurs mesures afin de s’assurer qu’ils respectent les obligations et interdictions créées par la Loi. Dans un premier temps, les employeurs devraient revoir les politiques existantes en matière de prévention du harcèlement sexuel (y compris celles énoncées dans les Guides du Personnel) et les programmes de formation, et consulter un avocat pour déterminer les révisions à apporter. Les employeurs devraient également revoir leurs conventions de règlement et d’arbitrage standards et les réviser conformément aux limitations énoncées dans la Loi.
Pour obtenir de l’aide dans l’élaboration d’une politique ou d’un programme de formation en matière de prévention du harcèlement sexuel ou pour la révision de vos conventions d’emploi types, veuillez contacter notre bureau.

Cet Article publie des informations seulement à titre informatif. Les informations contenues dans cet article sont destinées – mais non promis, garantis ou justifiées – à tenir compte des développements corrects, complets et courants concernant le sujet abordé. En outre, le contenu de l’article ne constitue pas des conseils juridiques et ne reflète pas nécessairement les opinions de tout le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC. Les informations de cet article ne sont pas non plus prévues pour être utilisées comme un substitut à des conseils juridiques spécifiques, ni devriez-vous les considérer comme tels. Vous ne devriez pas agir, ou vous abstenir d’agir, basé sur les informations contenues dans cet article sans chercher à obtenir des conseils juridiques spécifiques à votre situation particulière. Aucune relation avocat-client entre vous et l’un des avocats à Deborah A. Nilson & Associates, PLLC, y compris l’auteur de l’article, n’a été créée par la transmission des informations vers ou à partir de cet article.

Questions à la frontière : la préparation de votre prochain voyage d’affaires aux États-Unis

Questions à la frontière : la préparation de votre prochain voyage d’affaires aux États-Unis 1920 1080 Caitlin Delaney

Compte tenu des récentes modifications apportées aux politiques des États-Unis concernant l’application des lois sur l’immigration et le contrôle des frontières, il est essentiel de se préparer à un plus grand nombre de questions lors de votre entrée aux États-Unis. Les citoyens des pays participant au Programme d’exemption de visa (« Visa Waiver Program – VWP ») peuvent généralement entrer aux États-Unis sans visa tant que le séjour ne dépasse pas les quatre-vingt-dix jours, et pourvu que la personne ait été autorisée par le « Electronic System for Travel Authorization » (« ESTA ») (Visitez https://www.cbp.gov/travel/international-visitors/esta ou consultez un avocat d’immigration pour plus de détails). Par conséquent, si vous voyagez aux États-Unis en tant qu’employé d’une société étrangère (c’est-à-dire non-américaine) pour surveiller les opérations de la filiale américaine de cette société et que vous avez une autorisation VWP et ESTA, vous avez le droit d’entrer aux États-Unis sans visa.

Toutefois, lorsqu’un agent des douanes et de la protection des frontières (« Customs and Border Protection/CBP ») des États-Unis vous pose des questions sur votre objectif de voyage aux États-Unis, il est préférable de limiter votre réponse à :1) inspecter les activités de la filiale américaine et/ou 2) assister à des réunions. D’autres activités liées à l’emploi peuvent inciter l’agent de la CPB à conclure à tort que vous êtes un employé de la filiale des États-Unis et, en conséquence, que vous ayez besoin d’un visa d’emploi. Pour vous assurer que vous pouvez répondre correctement et sans confusion aux questions d’un agent de la CBP, nous vous présentons ci-dessous ce que vous ne devriez pas dire lors d’un interrogatoire par un agent de la CBP :

(1) que vous avez le pouvoir de superviser, embaucher ou licencier des employés de la filiale américaine
(2) que vous êtes un employé de la filiale américaine et / ou que celle-ci vous verse un salaire
(3) que la filiale américaine assume les frais de voyage, d’hébergement, etc.

Une manière de faciliter le processus d’entrée aux US est de présenter à l’agent de la CBP une lettre d’avocat confirmant le motif de votre visite aux États-Unis (cette lettre est à présenter uniquement si l’agent pose des questions à propos de vos activités commerciales aux États-Unis). En cas de voyages fréquents aux États-Unis pour les raisons mentionnées ci-dessus, il serait prudent d’avoir une telle lettre en votre possession.

Veuillez contacter notre cabinet si vous souhaitez que nous vous fournissions une lettre d’avocat pour votre prochaine visite aux États-Unis pour vérifier les activités de votre filiale américaine. Si vous avez d’autres questions concernant les visas et l’immigration, veuillez consulter votre avocat d’immigration ou nous permettre de vous référer à quelqu’un qui pourra vous aider.

Cet Article publie des informations seulement à titre informatif. Les informations contenues dans cet article sont destinées – mais non promis, garantis ou justifiées – à tenir compte des développements corrects, complets et courants concernant le sujet abordé. En outre, le contenu de l’article ne constitue pas des conseils juridiques et ne reflète pas nécessairement les opinions de tout le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC. Les informations de cet article ne sont pas non plus prévues pour être utilisées comme un substitut à des conseils juridiques spécifiques, ni devriez-vous les considérer comme tels. Vous ne devriez pas agir, ou vous abstenir d’agir, basé sur les informations contenues dans cet article sans chercher à obtenir des conseils juridiques spécifiques à votre situation particulière. Aucune relation avocat-client entre vous et l’un des avocats à Deborah A. Nilson & Associates, PLLC, y compris l’auteur de l’article, n’a été créée par la transmission des informations vers ou à partir de cet article.

The Nilson Law Group, PLLC