En tant qu’employeur, la pléthore de lois sociales fédérales et par état qui régissent la relation de l’entreprise avec ses employés peut sembler imposantes et incompréhensibles. En effet, celles-ci évoluent à une vitesse grand V. Voici donc un bref résumé qui a pour but de vous familiariser avec ces quelques développements légaux majeurs.
1. Déductions du Salaire de l’Employé
La Loi : Le Fair Labor Standards Act (la « LSF ») s’applique aux compagnies qui emploient une ou plusieurs personnes qui produisent des biens ou services pour le commerce national Américain, c’est-à-dire le commerce inter-États. La LSF régit les salaires et les heures de travail pour les employés définis comme « nonexempt » (seulement les nonexempt employés ont droit à une rémunération pour leurs heures supplémentaires mais la plupart des employés visés par la LSF sont nonexempt). La LSF nécessite que vous, l’employeur, payiez les nonexempt employés au moins le salaire minimum fédéral ainsi que leurs heures supplémentaires, c’est-à-dire plus de 40 heures par semaine. Les employés qui sont exemptés de la loi n’ont pas droit aux heures supplémentaires ou le salaire minimum fédéral, mais les employeurs ne peuvent pas non plus leur réduire leur salaire à souhait.
Les déductions permises : La LSF permet pour certaines déductions admissibles telles que lorsqu’un salarié_ exempt_ est absent du travail pendant une ou plusieurs journées pour des raisons personnelles (autres que la maladie) si la déduction est faite en bonne foi, conformément à une police, politique ou pratique concernant les versements d’indemnités pour le salaire perdu en raison d’absence maladie.
Déductions inadmissibles : En revanche, les employeurs ne peuvent pas déduire du salaire d’un employé exempt en raison de « la qualité ou quantité » de son travail. Cela signifie que le salarié doit recevoir un salaire complet hebdomadaire lorsque qu’un travail est effectué au cours de la semaine (le nombre d’heures ou de jours travaillé est sans importance) ou lorsque qu’un employé est prêt, disponible et capable de travailler mais la compagnie n’est pas en mesure de lui trouver un travail.
New York Labor Law: L’article 193 du New York Labor Law (« Article 193 ») a été modifié afin d‘élargir les types de déductions salariales qui sont autorisées par l‘état de New York. L’article 193 permet maintenant expressément aux employeurs de faire des déductions de salaires pour récupérer des sommes surpayés ou bien des avances sur les revenues de l’employé dans certaines circonstances seulement, en attendant plus de directives réglementaires du Département de Travail de l’Etat de New York (New York State Department of Labor).
En Résumé : Les employeurs ne doivent pas faire de déductions qui ne sont pas permissibles, même sur les salaires des employés exempt car un employeur peux par la suite perdre ce statut par lesquels son employé serait exonéré de la LSF, surtout si cette déduction est une pratique courante de l’entreprise. Si vous envisagez de faire des déductions salariales, même permises par l’Article 193, nous vous avisons de consulter un avocat et d’inclure ces déductions dans le manuel des employés de la société.
2. Soins de Santé Obligation de Préavis
La Loi : la Loi Patient Protection Affordable Care Act (la « ACA ») exige que les employeurs de toutes tailles offrent à leurs employés un avis écrit (par courriel ou sur papier) de la disponibilité de couverture d’assurance (indépendant du fait que l’employeur ne fournisse une assurance à ses employés), par le biais du public heath insurance exchanges.
L’avis doit inclure :
- Une description de l’existence des services fournis par le gouvernement ;
- Si l’employé peut recevoir un crédit d’impôt ou d’une réduction de coûts, si l’assurance fournit par l’employeur ne remplit pas certaines conditions ;
- Des informations au sujet de la perte potentielle des cotisations reçues de l’employeur envers les paiements de couverture fournis par l’employeur dans le cas où l’employé achète une assurance au travers du public heath insurance exchanges ; et
- Les coordonnées des ressources du service client au sein du public heath insurance exchanges.
En Résumé : De nombreux employeurs négligent de distribuer ces avis parce que l’ACA ne semble pas imposer de sanctions claires. Cependant, l’absence de sanctions explicites ne se traduit pas forcément par une absence de conséquences et il est recommandé que tous les employeurs se conforment à cette exigence.
3. New York Paid Sick Leave Act
La Loi : La loi New York City Earned Sick Time Act (l’“ESTA”) qui est entrée en vigueur le 1er avril 2014, exige que les employeurs fournissent jusqu‘à 40 heures de congés maladie par an (rémunérés ou pas) aux employés travaillant à New York. Les employés pourront par la suite utiliser ces heures pour leurs soins et le traitement ou ceux d’un membre de la famille. De par la loi, les employeurs qui doivent fournir ces congés maladie, doivent aussi donner une notice a tout nouvel employé dés lorsque celui-ci commence à travailler. De plus, chaque compagnie aurait dû fournir la même notice concernant ces congés aux salariés existants avant le 1er mai, 2014.
Application de l’ESTA :
- ESTA comprend les employeurs avec (5) cinq salariés ou plus qui sont embauchés pour plus de quatre-vingts heures par an (les employeurs ayant moins de 5 employés doivent fournir des congés sans solde).
- À la date d’embauche, les employés couverts par cette loi ont le droit de commencer à accumuler des congés maladie à raison d’une heure pour toutes les 30 heures travaillées, avec un maximum de cinq jours (40 heures) de congés par an.
- Les employeurs ne sont obligés d’accepter que leurs employés prennent ces congés maladie qu’après 120 jours suivants la date d’embauche.
- Les employés ne peuvent pas perdre leurs congés maladie déjà accumulés car ceux-ci se reportent à l’année suivante. Cependant, une fois reportés, les congés accumulés ne s’ajoutent pas à des jours de congés supplémentaires. L’employé n’a tout simplement pas besoin de les accumuler une fois de plus et peut prendre son temps si nécessaire.
- Les employeurs qui donnent au moins cinq 5 jours de congés (congé maladie et/ou vacances) n’ont pas à se soucier des congés se reportant sur l’année d’après si l‘employé a utilisé ses congés dans l’année.
- « Membre de la famille » comprend les grands-parents, les petits-enfants et les frères et sœurs (ainsi que les conjoints et enfants), mais l’employé doit expliquer les raisons du besoin de congés maladie.
- ESTA impose un devoir de notice ainsi qu’une obligation de tenir des registres à jour sur les employeurs.
En Résumé : Les employeurs qui violent l’ESTA peuvent subir des dommages pécuniaires et sanctions. Il est primordial que les employeurs connaissent la loi, et qu’ils aient un système précis pour calculer les congés maladie accumulés dont leurs salariés sont informés.
4. New York City Human Rights Law
La Loi : La Loi New York City Human Rights Law (“NYCHRL”) protège les employés contre toute discrimination fondée sur les caractères (tels que l’ethnie) et représailles contre un employé qui aurait exercé une activité protégée (par exemple le dépôt d’une plainte de discrimination).
Récent développement juridique : dans le cas de Mihalik v. Crédit Agricole Cheuvreux North America, Inc., la Cour d’Appel a confirmé que certains comportements qui ne sont pas passibles de poursuites en vertu du droit fédéral ou étatique, peuvent en revanche entraîner une réclamation viable selon les normes plus clémentes de la loi NYCHRL. Il peut toujours être difficile pour les employés de prouver une allégation de discrimination mais Mihalik rend plus difficile pour les employeurs d’obtenir un jugement rejetant les déclarations au titre de la loi NYCHRL.
En Résumé: Les entreprises devraient avoir en place : (i) des politiques détaillées antidiscriminatoires (reconnues par tous les employés par écrit); (ii) des sessions annuelles de formation de tous les superviseurs et employés concernant le respect de ces politiques (de préférence enregistrées); et (iii) un système efficace de rapport écrits de comportements/actes inappropriés au travail, ce qui inclus les individus responsables de recevoir des réclamations.
5. Régulations concernant l’Utilisation des Réseaux Sociaux
Contexte : Si une entreprise possède plusieurs employés, un manuel des employés est un outil de référence nécessaire, non seulement pour les employés afin d’avoir sous la main les politiques au sein de leur boîte mais pour les employeurs car ces guides offrent une certaine protection.
Développement juridique récent : L’explosion des réseaux sociaux n’est guère nouvelle pour les employeurs ou les employés. En effet, plusieurs décisions récentes, y compris celle de la National Labor Relations Board, tentent de définir les limites juridiques entre les droits des employés de s’exprimer (certaines activités sont protégées par les lois fédérales du travail et certaines restrictions sont illégales) et le droit des employeurs de protéger leurs informations confidentielles, leurs images en ligne et leur présence et/ou réputation. Cependant, la jurisprudence dans ce domaine n’est pas encore claire donc ce ceci incite les entreprises à posséder des règlements intérieurs complets au travers de guide du personnel. De plus, dans certaines industries, nous avisons une formation approfondie des employés concernant le contenu et les informations que les employés peuvent partager en ligne. Ces politiques devraient inclure au moins: (i) l’utilisation personnelle des réseaux sociaux au travail (Facebook, Twitter, Instagram) ; (ii) l’utilisation personnelle des réseaux sociaux au sujet de l’employeur ; et (iii) l’utilisation par la personne en charge des comptes de réseaux sociaux de la société (y compris les mots de passe).
En Résumé: Les réseaux sociaux peuvent être un outil précieux professionnel de marketing et pour recruter et former des équipes compétentes, connecter les employés, encourager le renforcement de l‘équipe et augmenter la productivité. Cependant, il est dans l’intérêt des employeurs d’élaborer des paramètres clairs et précis qui sont conformes aux lois fédérales et étatiques.
Conclusion
Bien que cet article ne vise pas à offrir un exposé détaillé des lois et règlements, si votre entreprise a des employés ou envisage d’embaucher des employés, nous serons heureux de répondre à vos questions au sujet de ces évolutions pour aider votre entreprise à se conformer à ces lois, vous donner des exemples de notice, et/ou vous fournir des informations officielles et plus complètes sur ces lois et règlements.
Clause de non-responsabilité
Ceci n’est ni un conseil juridique ni le début de relations avocat-client
Les informations disponibles dans cet article sont seulement à titre informatif et ne visent pas ou ne constituent pas des conseils juridiques, un appel d’offres pour la formation d’une relation avocat-client, ou la création d’une relation avocat-client. Les informations fournies peuvent ne pas concerner vos circonstances ; par conséquent, vous devriez consulter un avocat avant d’utiliser toute information qui peut être trouvée dans cet article. En outre, les informations fournies dans l’article peuvent ne pas refléter les développements juridiques les plus récents.
