Auteure : Marie O’Brien
Le 9 septembre 2026, la gouverneure Hochul a promulgué une loi ajoutant l’article 210-b à la loi sur le travail de l’État de New York (New York Labor Law), accordant aux salariés et anciens salariés de nouveaux droits d’accès à leur dossier individuel. La ville de New York ne prévoit pas d’obligation distincte d’application générale en la matière ; l’article 210-b s’y applique donc comme dans le reste de l’État. À compter du 8 novembre 2026, cet article imposera également aux employeurs de nouvelles obligations de notification, de conservation des dossiers et de réponse aux demandes des salariés.
Que couvre l’article 210-b ?
L’article 210-b définit largement la notion de « dossier individuel du salarié » (personnel record), qui couvre tout document identifiant un salarié et utilisé, ou susceptible de l’être, en lien avec ses qualifications professionnelles, sa promotion, sa mutation, sa rémunération ou une mesure disciplinaire, y compris les documents conservés par des tiers pour le compte de l’employeur. Ces dossiers comprennent notamment les candidatures et les CV, les intitulés et descriptions de poste, les informations relatives à la rémunération, les évaluations professionnelles, les avertissements écrits, les documents relatifs à la période d’essai, les notifications de rupture de la relation de travail et les autres documents disciplinaires.
Quelles sont les principales obligations des employeurs ?
À compter du 8 novembre, les employeurs de l’État de New York devront :
- Informer les salariés dans un délai de 10 jours calendaires suivant l’ajout, à leur dossier individuel, d’informations utilisées ou susceptibles de l’être pour prendre une décision défavorable concernant leur emploi, une promotion, une mutation, un complément de rémunération ou une mesure disciplinaire ;
- Fournir aux salariés et anciens salariés qui en font la demande écrite une copie gratuite de leur dossier individuel, dans un délai de 5 jours ouvrés ;
- Permettre aux salariés de consulter leur dossier individuel jusqu’à deux fois par année civile. Une consultation faisant suite à l’ajout d’informations défavorables au dossier n’est pas prise en compte dans cette limite ;
- Permettre aux salariés de contester les informations figurant dans leur dossier. Si l’employeur et le salarié ne parviennent pas à s’accorder sur la rectification ou le retrait d’une information, le salarié peut soumettre une déclaration écrite exposant sa position. Cette déclaration est intégrée au dossier individuel et doit, en principe, accompagner l’information contestée lorsqu’elle est transmise à un tiers, par exemple à un employeur potentiel ; et
- Conserver l’intégralité des dossiers individuels pendant toute la durée de la relation de travail et pendant les 3 années suivant sa fin, sans supprimer ni effacer d’informations, sauf dans les cas autorisés par l’article 210-b.
Les manquements à ces obligations peuvent entraîner des amendes comprises entre 500 et 2 500 U.S. dollars. L’article 210-b interdit également les représailles à l’encontre des salariés qui exercent leurs droits. Le procureur général de l’État de New York (New York Attorney General) est chargé de veiller au respect de ces dispositions.
Que devraient faire les employeurs dès maintenant ?
Les employeurs ayant des salariés dans l’État de New York devraient mettre à profit la période précédant le 8 novembre pour examiner leurs pratiques en matière de dossiers du personnel. Ils devraient notamment :
- Identifier et centraliser les documents susceptibles de relever du dossier individuel au sens de l’article 210-b, y compris ceux conservés par les responsables hiérarchiques ou des prestataires tiers, pour les salariés en poste et les anciens salariés dont la relation de travail a pris fin au cours des trois dernières années ;
- Mettre en place une procédure permettant de répondre aux demandes dans le délai requis de 5 jours ouvrés, notamment en désignant la personne ou l’équipe chargée de recevoir les demandes et d’examiner les documents avant leur communication ;
- Envisager de diffuser une note d’information ou de mettre à jour le manuel du personnel ou une politique interne, afin de préciser les modalités de présentation des demandes et d’identifier les personnes chargées de traiter les demandes de consultation, de rectification ou de retrait d’informations ;
- Mettre en place des procédures permettant d’identifier les informations défavorables ajoutées aux dossiers individuels et d’en informer les salariés conformément aux nouvelles obligations ;
- Revoir les pratiques de conservation des documents afin de garantir la conservation des dossiers individuels pendant les 3 années suivant la fin de la relation de travail, tout en tenant compte des éventuelles obligations de conservation plus longues imposées par d’autres lois applicables ou des obligations de préservation des documents liées à un litige ; et
- Anticiper une hausse initiale des demandes émanant tant des salariés en poste que des anciens salariés, notamment de ceux concernés par un suivi de leurs performances, des mesures disciplinaires, des plaintes liées au travail ou une rupture récente de leur relation de travail.
Le cabinet Nilson Law Group se tient à la disposition des employeurs pour les accompagner dans la rédaction, la révision et la mise à jour de leurs politiques et procédures relatives aux dossiers du personnel, ainsi que dans la préparation de leur mise en conformité avant le 8 novembre 2026.
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