Caitlin Delaney

Aux États-Unis, le concept de mise en œuvre de politiques et de procédures visant à empêcher le harcèlement sexuel sur le lieu de travail n’est pas nouveau. Cependant, les mouvements #MeToo et #TimesUp, qui ont été déclenchés par des révélations troublantes concernant des dirigeants de diverses industries, ont mobilisé le public pour exiger davantage de protections pour les employés sur le lieu de travail. En effet, les législateurs à travers le pays ont réagi à ces demandes, en partie, en adoptant des législations visant à préserver les droits des employés sur des lieux de travail sans harcèlement sexuel et discrimination.

Le 12 avril 2018, Andrew Cuomo, le gouverneur de New York, a signé le Budget de New York 2019, créant de nouvelles obligations pour les employeurs de l’état de New York (la « Loi »). Ce qui suit est un résumé de ce que prévoit la Loi en matière de harcèlement sexuel sur le lieu de travail et comment la Loi affectera les employeurs.

Interdit les accords d’arbitrage obligatoire pour les réclamations en matière de harcèlement sexuel

La Loi modifie la New York Civil Practice Law and Rules (« Loi et les Règles de Pratique Civile de New York ») (« CPLR ») pour interdire, sauf incompatibilité avec la loi fédérale, toute disposition d’un contrat lié à l’emploi qui oblige une partie à soumettre des plaintes de harcèlement sexuel à un arbitrage obligatoire. Pour les contrats liés à l’emploi conclus à compter du 11 juillet 2018, ces clauses d’arbitrage obligatoire seront rendues nulles et non avenues. Néanmoins, les clauses d’arbitrage obligatoire incluses dans les conventions collectives demeureront en vigueur.

Interdit les accords de confidentialité dans le cadre d’une plainte pour harcèlement sexuel sans le consentement de la plaignante

La Loi modifie également la CPLR et la New York General Obligations Law (« Loi Générale des Obligations de New York ») pour interdire aux employeurs d’inclure des dispositions de confidentialité dans tout accord de règlements pour harcèlement sexuel, sauf dans le cas où la disposition de confidentialité est la préférence du ou de la plaignant (e). La Loi exige que la clause de confidentialité soit fournie à toutes les parties. Le ou la plaignant(e) doit se voir accorder (i) 21 jours pour examiner la disposition et (ii) 7 jours pour révoquer son acceptation de la disposition. Cette interdiction entrera en vigueur le 11 juillet 2018.

Étend la protection contre le harcèlement sexuel aux « non-employés »

Un employeur tolérant le harcèlement sexuel d’un non-employé (vendeur, consultant, prestataire de services, etc.) sur le lieu de travail peut, à compter d’aujourd’hui, être tenu responsable en vertu de la New York State Human Rights Law (« Loi sur les Droits de l’Homme de l’État de New York »).

Demande aux employeurs de mettre en œuvre des politiques et des programmes de formation en matière de harcèlement sexuel conformément aux normes de l’État

La Loi modifie la New York Labor Law (« Loi du Travail de New York ») pour obliger les employeurs à adopter une politique écrite sur le harcèlement sexuel et à fournir aux employés une formation annuelle sur ce sujet. Le New York Department of Labor (« le Département du Travail de New York ») et la New York State Division of Human Rights (« la Division des Droits de l’Homme de New York ») travailleront ensemble pour créer un modèle de politique en matière de prévention du harcèlement sexuel (la « Politique Modèle ») et un modèle de programme offrant des formations en matière de harcèlement sexuel (le « Programme de Formation Modèle ») que les employeurs pourront utiliser.

La Politique Modèle doit inclure les éléments suivants :

• Une déclaration interdisant le harcèlement sexuel et des exemples de comportements qui constitueraient un harcèlement sexuel illégal ;
• Des informations sur les dispositions législatives fédérales et étatiques concernant le harcèlement sexuel et les recours mis à la disposition aux victimes, ainsi qu’une déclaration indiquant qu’il pourrait y avoir d’autres lois applicables ;
• Le formulaire de plainte standard ;
• Une procédure d’enquête rapide et confidentielle pour les plaintes garantissant une procédure régulière pour toutes les plaintes ;
• Une déclaration informant les employés de leurs droits de recours et des forums disponibles pour statuer des plaintes de harcèlement sexuel administrativement et judiciairement ;
• Une déclaration claire que le harcèlement sexuel est une forme de mauvaise conduite des employés, et que des sanctions seront appliquées contre les personnes se livrant au harcèlement sexuel et contre les gestionnaires et le personnel de surveillance qui permettent sciemment un tel comportement de continuer ; et
• Une déclaration claire stipulant que les représailles contre les personnes qui se plaignent de harcèlement sexuel ou qui témoignent ou aident les victimes sont illégales.
Le Programme de Formation Modèle doit être interactif et comprendre :
• Une explication du harcèlement sexuel et des exemples de comportements qui constitueraient du harcèlement sexuel illégal ;
• Des informations sur les dispositions législatives fédérales et étatiques concernant le harcèlement sexuel et les recours mis à la disposition des victimes ;
• Des informations sur la conduite des superviseurs et leurs responsabilités supplémentaires ; et
• Des informations concernant le droit de recours des employés et tous les forums disponibles pour statuer sur les plaintes.
Les employeurs new-yorkais doivent soit (1) adopter la Politique Modèle et le Programme de Formation Model, soit (2) développer leurs propres politiques et programmes de formation qui égalent ou dépassent les normes minimales établies par les agences étatiques. Les employeurs auront jusqu’au 9 octobre 2018 pour distribuer leurs politiques écrites sur le harcèlement et pour mettre en œuvre et présenter leur programme de formation à leurs employés .

Prochaines étapes pour les employeurs de New York

Les employeurs devraient prendre plusieurs mesures afin de s’assurer qu’ils respectent les obligations et interdictions créées par la Loi. Dans un premier temps, les employeurs devraient revoir les politiques existantes en matière de prévention du harcèlement sexuel (y compris celles énoncées dans les Guides du Personnel) et les programmes de formation, et consulter un avocat pour déterminer les révisions à apporter. Les employeurs devraient également revoir leurs conventions de règlement et d’arbitrage standards et les réviser conformément aux limitations énoncées dans la Loi.
Pour obtenir de l’aide dans l’élaboration d’une politique ou d’un programme de formation en matière de prévention du harcèlement sexuel ou pour la révision de vos conventions d’emploi types, veuillez contacter notre bureau.

Cet Article publie des informations seulement à titre informatif. Les informations contenues dans cet article sont destinées – mais non promis, garantis ou justifiées – à tenir compte des développements corrects, complets et courants concernant le sujet abordé. En outre, le contenu de l’article ne constitue pas des conseils juridiques et ne reflète pas nécessairement les opinions de tout le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC. Les informations de cet article ne sont pas non plus prévues pour être utilisées comme un substitut à des conseils juridiques spécifiques, ni devriez-vous les considérer comme tels. Vous ne devriez pas agir, ou vous abstenir d’agir, basé sur les informations contenues dans cet article sans chercher à obtenir des conseils juridiques spécifiques à votre situation particulière. Aucune relation avocat-client entre vous et l’un des avocats à Deborah A. Nilson & Associates, PLLC, y compris l’auteur de l’article, n’a été créée par la transmission des informations vers ou à partir de cet article.

Compte tenu des récentes modifications apportées aux politiques des États-Unis concernant l’application des lois sur l’immigration et le contrôle des frontières, il est essentiel de se préparer à un plus grand nombre de questions lors de votre entrée aux États-Unis. Les citoyens des pays participant au Programme d’exemption de visa (« Visa Waiver Program – VWP ») peuvent généralement entrer aux États-Unis sans visa tant que le séjour ne dépasse pas les quatre-vingt-dix jours, et pourvu que la personne ait été autorisée par le « Electronic System for Travel Authorization » (« ESTA ») (Visitez https://www.cbp.gov/travel/international-visitors/esta ou consultez un avocat d’immigration pour plus de détails). Par conséquent, si vous voyagez aux États-Unis en tant qu’employé d’une société étrangère (c’est-à-dire non-américaine) pour surveiller les opérations de la filiale américaine de cette société et que vous avez une autorisation VWP et ESTA, vous avez le droit d’entrer aux États-Unis sans visa.

Toutefois, lorsqu’un agent des douanes et de la protection des frontières (« Customs and Border Protection/CBP ») des États-Unis vous pose des questions sur votre objectif de voyage aux États-Unis, il est préférable de limiter votre réponse à :1) inspecter les activités de la filiale américaine et/ou 2) assister à des réunions. D’autres activités liées à l’emploi peuvent inciter l’agent de la CPB à conclure à tort que vous êtes un employé de la filiale des États-Unis et, en conséquence, que vous ayez besoin d’un visa d’emploi. Pour vous assurer que vous pouvez répondre correctement et sans confusion aux questions d’un agent de la CBP, nous vous présentons ci-dessous ce que vous ne devriez pas dire lors d’un interrogatoire par un agent de la CBP :

(1) que vous avez le pouvoir de superviser, embaucher ou licencier des employés de la filiale américaine
(2) que vous êtes un employé de la filiale américaine et / ou que celle-ci vous verse un salaire
(3) que la filiale américaine assume les frais de voyage, d’hébergement, etc.

Une manière de faciliter le processus d’entrée aux US est de présenter à l’agent de la CBP une lettre d’avocat confirmant le motif de votre visite aux États-Unis (cette lettre est à présenter uniquement si l’agent pose des questions à propos de vos activités commerciales aux États-Unis). En cas de voyages fréquents aux États-Unis pour les raisons mentionnées ci-dessus, il serait prudent d’avoir une telle lettre en votre possession.

Veuillez contacter notre cabinet si vous souhaitez que nous vous fournissions une lettre d’avocat pour votre prochaine visite aux États-Unis pour vérifier les activités de votre filiale américaine. Si vous avez d’autres questions concernant les visas et l’immigration, veuillez consulter votre avocat d’immigration ou nous permettre de vous référer à quelqu’un qui pourra vous aider.

Cet Article publie des informations seulement à titre informatif. Les informations contenues dans cet article sont destinées – mais non promis, garantis ou justifiées – à tenir compte des développements corrects, complets et courants concernant le sujet abordé. En outre, le contenu de l’article ne constitue pas des conseils juridiques et ne reflète pas nécessairement les opinions de tout le cabinet Deborah A. Nilson & Associates, PLLC. Les informations de cet article ne sont pas non plus prévues pour être utilisées comme un substitut à des conseils juridiques spécifiques, ni devriez-vous les considérer comme tels. Vous ne devriez pas agir, ou vous abstenir d’agir, basé sur les informations contenues dans cet article sans chercher à obtenir des conseils juridiques spécifiques à votre situation particulière. Aucune relation avocat-client entre vous et l’un des avocats à Deborah A. Nilson & Associates, PLLC, y compris l’auteur de l’article, n’a été créée par la transmission des informations vers ou à partir de cet article.

Contrairement à l’Europe, le Canada, le Japon et la plupart des pays économiquement avancés, les Etats-Unis sont une exception en ce qui concerne les congés familiaux ou maladie. Les Etats-Unis sont uniques en leur genre car il n’y a aucune législation qui n’impose des congés payés pour les employés qui ont besoin de prendre soin de leur proches ou d’eux-mêmes. Malgré cette anomalie, il y a une tendance croissante parmi les gouvernements des états et des municipalités à travers les Etats-Unis de suivre leurs voisins internationaux.

La tendance actuelle entraine donc le développement de lois mandatant des congés non-payés pour les employées, notamment le « Family Medical Leave Act, » (FMLA) et l’expansion de cette loi implémentée par les gouvernements locaux. Récemment, ce sujet a fait la une des articles couvrant l’élection présidentielle aux Etats-Unis, puisque les deux candidats ont proposé leurs propres projets sur le sujet dans le cas où ils gagneraient l’élection en Novembre.

En tant qu’employeur, il est nécessaire de comprendre les lois nationales et locales concernant les congés et la manière dont elles s’appliquent à votre entreprise, et d’être attentif aux changements potentiels de la loi. Sans entrer dans les détails du FMLA ou ses équivalents locaux, ou peut-être le sujet le plus polémique, la politique, voici des questions générales que vous devriez vous poser :

1. Qu’est-ce que la loi « FMLA », et comment s’applique-t-elle à mon entreprise ?

Le FMLA est une loi nationale qui prévoit jusqu’à douze (12) semaines de congés non-payés, mais protégés pour les employés (cela veut dire que l’employé ne peux pas perdre son travail pendant cette période de congés), pendant une période de douze (12) mois pour (1) prendre soin de son enfant nouveau-né ou adopté ; (2) prendre soin d’un membre de sa famille ; ou (3) prendre soin de lui-même/elle-même s’il/elle souffre d’une pathologie sérieuse. La loi fournit un prérequis de base pour le congé familial et médical et permet aux états de promulguer les règles plus étendues. Le critère de protection de l’emploi du FMLA signifie que l’employeur ne peut pas renvoyer l’employé car il ou elle a pris un tel congé et ne peut prendre aucune autre action pouvant porter à préjudice l’employé, basée sur ce fait. Lorsque que l’employé revient au travail, il ou elle doit être remis€ au poste occupé ou à une position équivalente sauf dans le cas de certaines exceptions. Le FMLA s’applique aux employeurs privés qui emploient 50 personnes ou plus dans un périmètre de 75 miles.

2. Est-ce que le gouvernement de mon état développe ou a développé des règles concernant les congés non-payés sous la loi FMLA?

Cette question dépendra d’où vous et vos employés avez des affaires commerciales. Il est important de consulter une avocate qui comprend bien le droit social de l’état. Voici quelques états qui ont étendu leurs lois sur ces congés : la Californie, le Connecticut, le Rhode Island, le Maine, le New Jersey, et le Vermont. Ces états et les autres qui ont détaillé leurs règles sur les congés y sont parvenus en (1) augmentant la durée du temps permis pour le congé ; (2) étendant la catégorie des employés qui sont éligibles pour prendre de tels congés ; (3) établissant des règles additionnelles pour les entreprises avec plus de cinquante (50) employés ; ou (4) appliquant une combinaison des règles particulières décrites ci-haut. Par exemple, les lois sur les congés dans le Maine s’appliquent aux employeurs qui ont seulement 15 employés ou plus et donc permet à plus d’employés de bénéficier de ce type de congés comme par exemple, pour un don d’organe. Le Connecticut accorde jusqu‘à 16 semaines de congé familial ou médical sur une période de deux ans pour les employés d’une entreprise de 75 employés ou plus. Avec autant de variantes sur la façon dont les standards fédéraux sont développés, il est important de consulter un conseiller qui vous assurera que votre entreprise est conforme aux lois de votre état.

3. Quels gouvernements d’état ou municipaux ont promulgué des lois mandatant un congé payé ?

Actuellement, trois états ont implanté des lois sur le congé familial et médical payé. La Californie, Le New Jersey et le Rhode Island offrent tous des congés payés. En 2018, la loi sur les congés payés de New York entrera en fonction et se joindra à la vague grandissante de mise à jour des lois sur les congés familiaux. La Californie, le Connecticut, le Massachussetts, l’Oregon et le Vermont ont implanté une législation qui oblige les employeurs à fournir des congés payés à leurs employés. De plus, Seattle, Washington, la ville de New York, plusieurs villes au New Jersey et de nombreuses autres municipalités ont établis des lois encadrant les détails concernant les congés maladie payés. De façons similaire aux congés non-payés, chaque état ou ville possède ses propres règles lorsque vient le temps d’appliquer de telles lois. Il est donc primordial de consulter un avocat pour bien comprendre vos droits et obligations en tant qu’employeurs.

4. A quels changements devrais-je m’attendre dans l’avenir proche concernant les lois sur les congés aux États-Unis ?

Il est toujours important d’être au courant des lois qui touchent votre entreprise et vos employés. Récemment, les médias se concentrent évidemment sur l’élection présidentielle de 2016 et les projets de chaque candidat. Dans le domaine du congé familial et médicale, chaque candidat a un plan qui implique de congés payés pour certains employés et ceci serait financé par le gouvernement national.

Le projet de Hillary Clinton garantit aux employés jusqu’à douze semaines de congés payés pour prendre soin d’un nouvel enfant ou un proche malade, et garantit jusqu’à douze semaines de congés médicaux pour prendre soin d’eux-mêmes s’ils ont une maladie ou une blessure sérieuse.

La candidate du parti Démocrate propose aussi qu’un employé qui prend ce congé gagne au moins deux tiers de son salaire actuel, avec un plafond. Elle dit que son projet sera financé par la reformation des lois attrayants aux impôts.

Du côté Républicain, le projet de Donald Trump fournit six semaines de congé de maternité pour les employés qui travaillent pour des boites qui n’offrent pas de congés payés. Il propose que son projet soit implémenté en modifiant l’assurance chômage que les compagnies sont obligées d’avoir, et le ces réductions permettront de financer les congés maternité payés.

5. Quelle est la leçon finale ?

Quoi qu’il arrive à la fin des élections de 2016, il est probable que les Etats-Unis subiront des changements significatifs concernant les lois sur les congés familiaux et médicaux. La clé est d’être mis à jour : consultez un avocat afin de savoir quelles lois fédérales et locales s’appliquent à votre entreprise et comprenez les droits et obligations correspondants à vous et de vos employés.

Soyez attentifs aux nouvelles lois à l’horizon et soyez certains que votre entreprise est bien préparée.
Cet article contient un résumé simple sur les congés familiaux et médicaux selon la loi des Etats Unis. Vous devez consulter un avocat afin d’obtenir des conseils juridiques individuels et spécifiques quant à vos besoins et à ceux de votre entreprise.

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